Tu oficina no es un mero espacio de trabajo. Debe ser un entorno libre de caos en el que se invite a la productividad de los trabajadores. Ahí es donde entra en juego la organización. Pero ¿Cómo organizar una oficina correctamente?
Las ventajas a la hora de mantener una oficina organizada son varias: aumenta la productividad, reduce el estrés de nuestros empleados y les da una mayor sensación de control.
Para ello, en Ibercenter vamos a compartir algunos consejos para que tu oficina se convierta en el templo del orden, ¡no dudes en aplicarlos!
10 consejos para saber cómo organizar tu oficina
1. Hacer limpieza y dejar espacio para lo más importante
El primer paso que debemos dar para empezar a organizar nuestro espacio de trabajo es mantener limpio nuestro escritorio. Al igual que hacemos con nuestra vivienda, el escritorio debe mantener unos estándares de limpieza.
Si echas un vistazo a tu alrededor, seguro que tienes bolígrafos que ya no pintan o documentos que se han quedado obsoletos. Haz una selección y archiva todo aquello que vale la pena conservar y deshazte de todo aquello que no vas a utilizar.
De la limpieza de los espacios y el mobiliario de oficina ya nos encargamos nosotros. El alquiler de la oficina o el despacho en Ibercenter incluye limpieza y desinfección diaria de ese espacio. Para más información consulta nuestro Protocolo Covid-19 Ibercenter.
2. Organizar y definir espacios de trabajo
El siguiente paso sería organizar la oficina en función a nuestras necesidades.
Por ejemplo, en el espacio principal de trabajo, podemos colocar los equipos y las herramientas que usamos diariamente o que se utilizan con mayor frecuencia.
Podemos destinar otro espacio para el almacenaje con estanterías y organizadores de archivos para recursos que utilicemos con menos frecuencia. De esta forma, liberaremos nuestro espacio principal de elementos que no sean necesarios.
3. Nuestra mesa de trabajo debe ser el templo del orden
Ordena aquello que tiende a acumularse: papeles, facturas, fichas o formularios y busca un lugar donde puedan quedar organizados. De esta forma, será sencillo encontrarlos cuando nos hagan falta.
Un recurso muy útil son los organizadores de oficina, que ayudan a separar los recursos por categorías y función. En nuestro centro de negocios contarás con cajoneras y armarios para almacenar y organizar estos documentos.
Para los documentos que no se vayan a utilizar con mucha frecuencia, los archivadores son un buen aliado. Se pueden elegir en diferentes colores en función de la temática y colocar etiquetas para organizar el contenido.
4. Ordenar los cajones
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
- Vaciar todos los cajones por completo.
- Hacer limpieza.
- Hacer una criba y deshacernos de lo que no vayamos a usar.
- Decidir a qué vamos a destinar cada cajón.
- Agrupar los objetos por categorías y organizarlos por función.
5. Etiquetar los espacios de almacenamiento
¿Cuánto tiempo has perdido en buscar un cartucho de tinta o una simple grapadora?
Puede parecer algo básico, pero etiquetar los lugares donde guardamos los materiales nos hará más sencillo el día a día en la oficina. Es una buena forma de dejar espacio a tu mente para pensar en lo realmente importante. Si mantienes ese sistema de organización, encontrarás lo que necesitas rápidamente e imperará el orden visual de la oficina.
6. Organizar los cables
Cuando trabajas con muchos dispositivos es muy habitual terminar con una maraña de cables enredados detrás del escritorio. Tener los cables organizados no es solo una cuestión estética, podemos alargar la vida útil y ahorrar costes de material informático con el tiempo.
Para ello, todos nuestros puestos de trabajo de oficinas y despachos disponen de embellecedores para colocar los cables, así como de regletas y enchufes de suelo.
Podemos utilizar regletas para tener todos los cables enchufados en el mismo lugar. Si están fijadas a la pared o al escritorio se pueden recoger más fácilmente.
7. Ordenar los archivos de tu ordenador
La organización de tu oficina pasa también por el orden en tus dispositivos informáticos. Hoy en día es la herramienta principal de trabajo y vale la pena dedicar unos minutos a ordenar y clasificar los diferentes archivos que hay en los escritorios de nuestros ordenadores.
8. Organizar los proyectos por carpetas
Cuando lanzamos un proyecto, producto o servicio tenemos que atender tantas fases que en ocasiones nos puede suponer un trabajo adicional organizar todo el material. Unificar el contenido en una misma carpeta nos permite tener acceso rápido a todo el contenido y poder manejar varios proyectos al mismo tiempo sin ningún esfuerzo.
9. Utilizar aplicaciones para organizar el escritorio
Una forma de ahorrar papel y poder deshacernos de todos esos post-it que ocupan todo el escritorio es utilizando aplicaciones para ir anotando esas reuniones, recordatorios y fechas importantes en un mismo lugar. También es una forma de cuidar el medio ambiente y reducir costes de material.
10. Realizar copias de seguridad de manera periódica
Tanto si el trabajo se realiza de manera individual como de uso compartido, es muy recomendable realizar copias de seguridad periódicas. Esto nos garantiza que, ante cualquier imprevisto, el trabajo de varias horas e incluso días pueda recuperarse rápidamente.
Podemos utilizar sistemas de almacenamiento externo o servicios de almacenamiento en la nube que nos permiten guardar la información de manera rápida y segura.
¿Y tú? Cómo organizas tu espacio de trabajo. En Ibercenter, te ayudamos a organizar tu oficina en poco tiempo. Así podrás centrarte en tu negocio y nosotros nos encargamos del resto.
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