Dentro del movimiento de la transformación digital, las conocidas metodologías ágiles, ya os hablamos de ellas AQUÍ, han sido uno de los pilares fundamentales de este avance disruptivo en el mundo empresarial.
Como bien sabéis, existen varias metodologías ágiles, y una de las más utilizadas e implementadas a nivel mundial es la metodología ágil Kanban, de la que vamos a hablar hoy en profundidad.
¿Qué son las metodologías ágiles?
Antes de hablar de la metodología ágil Kanban queremos haceros una breve introducción a las metodologías ágiles. Estas hacen referencia a los procesos de trabajo que se adaptan a las condiciones del proyecto, pudiendo así conseguir una mayor flexibilidad e inmediatez en la respuesta, lo que facilita la reducción al máximo de la duración del proyecto.
Con todo esto podremos lograr que la gestión del proyecto sea más flexible, autónoma y eficaz, disminuyendo los costes y los tiempos a la vez que aumenta la productividad.
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¿Qué es la metodología ágil Kanban?
La metodología ágil Kanban se define como un sistema de visualización que es empleado en procesos de producción, que trata de coordinar en una cadena de montaje la entrega a tiempo de cada parte en el momento adecuado.
Así logramos evitar la sobreproducción y el almacenamiento innecesario del producto.
Mediante el sistema se puede crear una armonía en la fabricación de los productos necesarios en tiempo y cantidad. En su implementación se hace uso de tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales, y se despegan cuando esos contenedores son utilizados.
La metodología ágil Kanban tiene mucha relación con los inicios de la fabricación en masa.
Ventajas de la metodología ágil Kanban
Emplear cualquier metodología dentro de un negocio o proyecto hace que se obtengan una serie de ventajas e inconvenientes.
Las ventajas de la metodología ágil Kanban son las siguientes:
- Medición del rendimiento: es posible conocer el rendimiento de los trabajadores y del equipo, pudiendo detectar cualquier problema que se genere durante el transcurso del proyecto.
- Organización del flujo de trabajo: el flujo de trabajo queda bien claro en cada fase del proyecto gracias a la organización de las tareas por estados y de la duración estimada para cada una de ellas. Así se puede prever la cantidad de trabajo adecuada y asequible para el cumplimiento de las metas.
- Cumplimiento de los tiempos de entrega: gracias a la organización del flujo podemos cumplir con los tiempos de entrega demandados por el cliente.
- Distribución de tareas: la idea de poder ver las tareas que se han hecho y las que quedan por hacer es de utilidad para hacer una buena distribución de todo y organizar al equipo.
- Mejora de la calidad del producto: gracias a la buena organización se pueden controlar mejor los tiempos, detectando problemas que aparezcan y encontrando la solución más adecuada.
- Evita la acumulación del trabajo: al tener una previsualización de las tareas previstas y el tiempo estimado para realizarlas, el equipo puede organizarse en ello y asignar cada trabajo sin excederse.
Desventajas de la metodología ágil Kanban
Por otra parte, es interesante conocer las desventajas a las que nos podemos enfrentar con la aplicación de la metodología ágil Kanban:
- Coste: cuando se utiliza esta metodología para unidades muy grandes puede que el almacenamiento del sistema sea muy costoso.
- Limitaciones: al limitar el número de tareas, en caso de que se traten de trabajos inmensos no podremos aplicar esta metodología, porque muchos de los trabajadores quedarán desocupados.
- El método Kanban no es óptimo para todos los proyectos: Kanban asume sistemas de producción repetitivos, por eso las variaciones o los eventos inesperados pueden afectar en el resultado final.
- No se anticipa a aumentos de la demanda: con el uso de Kanban resulta más complejo manejar cambios de gestión provocados por la acumulación de nuevas tareas, dando lugar al desbordamiento de trabajo.
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Prácticas de la metodología ágil Kanban
A continuación, vamos a ver las prácticas de la metodología ágil Kanban:
Visualización del trabajo
Con esta metodología podemos visualizar como avanza el trabajo mediante las diferentes etapas. Una tarjeta Kanban empieza la tarea en el lado izquierdo del tablero, y según vaya avanzando el equipo en ella esta recorrerá lentamente las siguientes columnas hasta que llegue a la de “Finalizadas”.
De esta forma podemos conocer a tiempo real el proceso y la información de los estados del proyecto.
Limitar el trabajo en curso
La metodología ágil Kanban se basa en la entrega temprana, por lo que todas las tareas se deben hacer rápidamente de una columna a otra y evitar que se estanquen en un estado ambiguo de “trabajo en progreso”.
Es interesante establecer una serie de límites del trabajo, por lo que hay que animar al equipo para que se centren en terminar las tareas individuales y evitar así hacer varias tareas a la vez.
Gestión del flujo de trabajo
La práctica número 2 recomienda limitar la cantidad de trabajo en curso, y lo mejor para ello es optimizar el flujo de tareas dentro del tablero Kanban. Gestionar y mejorar el flujo de trabajo ayuda a controlar el tiempo predestinado para el trabajo y reducir así los tiempos de entrega.
De esta manera garantizamos que estamos entregando las tareas o enviando los nuevos productos mientras sigan siendo relevantes.
Implementación de políticas de procesos explícitas
Hay que asegurarse de que el equipo ha establecido y comunicado las convenciones. Las políticas del proceso deben guiar al equipo en la implementación de la metodología Kanban, y se debe alentar a todos en el equipo para que participen e innoven las políticas Kanban.
Implementación de ciclos de comentarios
En la metodología ágil Kanban se necesita recopilar los comentarios de dos grupos distintos, por un lado, los clientes y por otro el equipo.
- Recopilar los comentarios de los clientes sobre la calidad y la eficacia de la solución que produjo el equipo. Si ha aparecido algún problema como errores en un código o cualquier defecto del producto habrá que revisar el flujo Kanban y agregar más tiempo para la revisión, ajustes y evaluación.
- Hacer consultas frecuentes con el equipo sobre el proceso de ejecución de un marco Kanban. Así tenemos la oportunidad de fomentar el liderazgo en todos los niveles y mejorar las políticas de procesos del equipo.
La metodología ágil Kanban es sin duda una de las más óptimas en la actualidad, por ello es implementada por un elevado número de empresas, de todos los tamaño y sectores.
