Qu’est-ce que le télésecrétariat ?
Le télésecrétariat est un service de secrétariat régulier, mais sans présence physique au bureau. Les PME et les grandes entreprises sous-traitent ce service à notre administration, ce qui leur permet d’économiser sur les coûts liés à la présence d’un secrétaire interne.
Que comprend un service de télésecrétariat ?
Les services de télésecrétariat comprennent :
- Réception et réponse aux appels téléphoniques en plusieurs langues.
- Prise de messages et communication de messages.
- Service de renvoi d’appel.
- Organisation de l’ordre du jour.
- Rédaction de lettres, procès-verbaux et autres documents administratifs.
- Publipostage.
- Accueil multilingue et accompagnement de vos visiteurs en cas de réunions ou de présentations.
- Réception et stockage de la correspondance et des colis.
- Autres tâches administratives : gestion des services de messagerie, impression de documents, numérisation, etc.
Avantages du télésecrétariat
Voici quelques-uns des avantages d’un télésecrétariat par rapport à un secrétariat traditionnel :
- Permet d’économiser des coûts. Avec le service de télésecrétariat, vous économiserez les coûts liés à l’inscription d’une personne pour effectuer ce travail, en disposant d’un espace physique pour les loger, ainsi que du mobilier ergonomique approprié, du matériel de bureau et de l’inscription mensuelle et des frais de communication (internet, téléphone). En plus de tout ce qui est impliqué dans la couverture d’un éventuel congé de maladie de cette personne.
- Externalisation des tâches. Avec un télésecrétariat, vous n’aurez pas à vous soucier de savoir qui répond aux appels ou à donner votre numéro personnel. Vous pouvez disposer d’un numéro de téléphone fixe, intégré dans un standard téléphonique où vos appels sont traités selon vos instructions.
- Service de qualité. Vous vous épargnez un processus de sélection, car nous l’avons déjà fait pour vous. Notre personnel a des années d’expérience dans l’assistance et la réception d’appels, de visites et de vous donner tout type de soutien administratif. Ils vous tiendront informé de tout ce dont vous avez besoin et suivront le protocole d’appel que vous leur avez défini.
Le télésecrétariat est l’un des services que nous proposons à Ibercenter pour les PME ou les grandes entreprises. Il s’agit d’un service qui fait partie de notre plan de bureau virtuel personnalisé.
Nous espérons que cet article vous sera utile. Si vous avez des questions sur notre service de télésecrétariat, nous nous ferons un plaisir d’y répondre.
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