Las reuniones de trabajo son una herramienta eficaz para coordinar equipos, iniciar proyectos o analizar los resultados de la empresa. El problema radica en cómo organizar reuniones de trabajo eficaces. Y es que abusar de las reuniones puede suponer una pérdida de tiempo y productividad.
De hecho, una encuesta realizada por la empresa Clarizen en 2015, señala que los estadounidenses gastan una media de 9 horas a la semana (4,5 en su preparación y 4,6 horas en la propia reunión) lo cual afecta a su productividad.
Con la llegada del Coronavirus y el desarrollo del teletrabajo, a los problemas habituales de las reuniones se han sumado nuevos como:
- Falta de formación en herramientas de videoconferencia
- Problemas de conexión a Internet
- Organización de reuniones en momentos conflictivos, como la hora en la que vuelven los niños del colegio.
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¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas
A la hora de preparar los diferentes tipos de reuniones (internas, formales o con clientes), compartimos algunos consejos que os ayudarán a saber cómo organizar reuniones de trabajo efectivas:
1. Objetivos definidos y claros
Antes de organizar cualquier tipo de reunión, se debe definir “sin ningún tipo de dudas” los objetivos que busca la empresa con su celebración: reunirse con clientes, presentar un nuevo producto, informar a los accionistas, resolver un determinado problema…
Podemos usar herramientas online como Team Meeting Checklist para repasar todos los elementos necesarios de una reunión, así como el listado de participantes. Esto nos lleva al siguiente punto.
2. Informar a todos con suficiente antelación
Como mínimo, los trabajadores deben conocer con 24 horas de antelación que se va a celebrar una reunión. Así, podrán prepararla de forma eficiente. Una herramienta sencilla y extendida puede ser Google Calendar o Doodle, si hay alternativas en día y hora para la reunión.
3. Elige la hora y el equipo necesario
Evita reuniones a primera y última hora de la jornada. Para aquellos que teletrabajan, la hora en que los hijos vuelven del colegio también es un momento conflictivo.
Por otro lado, incluir solo a las personas imprescindibles en una reunión. Su tiempo es el recurso más valioso de la empresa. Para decidirlo, puedes ayudarte de la regla 8-18-1800, según una publicación de Harvard Business Review:
- No más de 8 personas para resolver un problema y tomar una decisión
- Para un brainstorming o lluvia de ideas, lo ideal son 18.
- Para lanzar un nuevo producto o anunciar una gran novedad, 1800.
4. Escoge el mejor lugar para la reunión
El espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión. Por tanto, este punto no puede quedar nada al azar: el mobiliario, la confortabilidad de la sala, si incluirá catering o el material audiovisual necesario.
Así mismo, el tipo de reunión determinará la sala: montaje imperial para los consejos de administración, en escuela para formaciones de empresas o grandes salas para eventos corporativos o de networking.
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5. El primero en llegar
No hay excusas. Si eres quien ha convocado la reunión, llega con suficiente antelación como para dar un repaso a los puntos más importantes y dar la bienvenida a todos los participantes. En una reunión virtual, conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente.
6. Dirige la reunión
Desde el primer momento aclara cuales son los puntos importantes, presenta a los asistentes y establece los turnos. Si el tema principal es completo, esquematiza para tener una idea más clara del asunto. Finaliza con los temas secundarios. Y, siempre, evita terminar la reunión sin unas conclusiones claras.
7. Descansos si son necesarios
Como norma general, descansa 10 de cada 50 minutos de reunión. Si sois pocos y la reunión va a ser larga, puedes pactar el tiempo de descanso con los asistentes.
8. Comparte todos los documentos y conclusiones
El último paso es compartir las tareas, documentos o conclusiones de la reunión con los participantes. Existen varias herramientas online para ello, aunque las más utilizadas son Google Drive, One Drive o iWork
