Cada cierto tiempo, las reuniones de trabajo son necesarias. En las mismas, se coordinan equipos, se inician proyectos o se analizan los resultados de la empresa. El problema radica en cómo organizar reuniones de trabajo eficaces. Esto es cuando utilizar esta herramienta sin que suponga una pérdida de tiempo y productividad.

De hecho, una encuesta realizada por la empresa Clarizen en 2015, señala que los estadounidenses gastan una media de 9 horas a la semana (4,5 en su preparación y 4,6 horas en la propia reunión) lo cual afecta a su productividad.

Encuesta clarizen sobre las reuniones de trabajo

Tras la pandemia de la Covid-19 y el desarrollo del teletrabajo, a los problemas habituales de las reuniones se han sumado nuevos como la falta de formación en herramientas de videoconferencia, la conexión a Internet o la organización de reuniones en momentos conflictivos, como la hora en la que vuelven los niños del colegio.

 

¿Cómo organizar reuniones de trabajo con éxito en 2020?

 

A la hora de preparar los diferentes tipos de reuniones (internas, formales o con clientes), compartimos algunos tips que os ayudarán a saber cómo organizar reuniones de trabajo efectivas:

1. Objetivos definidos y claros

Antes de organizar cualquier tipo de reunión, se debe definir “sin ningún tipo de dudas” los objetivos que busca la empresa con su celebración: reunirse con clientes, presentar un nuevo producto, informar a los accionistas, resolver un determinado problema…

Podemos usar herramientas online como Team Meeting Checklist para repasar todos los elementos necesarios de una reunión, así como el listado de participantes. Esto nos lleva al siguiente punto.

2. Informar a todos con suficiente antelación

Como mínimo, los trabajadores deben conocer con 24 horas de antelación que se va a celebrar una reunión. Así, podrán prepararla de forma eficiente. Una herramienta sencilla y extendida puede ser Google Calendar o Doodle, si hay alternativas en día y hora para la reunión. 

Doodle es una herramienta online que nos permite elegir el horario de la reunión cuando hay alternativas

3. Elige la hora y el equipo necesario

Evita reuniones a primera y última hora de la jornada. Para aquellos que teletrabajan, la hora en que los hijos vuelven del colegio también es un momento conflictivo. 

Por otro lado, incluir solo a las personas imprescindibles en una reunión. Su tiempo es el recurso más valioso de la empresa. Para decidirlo, puedes ayudarte de la regla 8-18-1800, según una publicación de Harvard Business Review:

  • No más de 8 personas para resolver un problema y tomar una decisión
  • Para un brainstorming o lluvia de ideas, lo ideal son 18. 
  • Para lanzar un nuevo producto o anunciar una gran novedad, 1800.

4. Escoge el mejor lugar para la reunión

El espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión. Por tanto, este punto no puede quedar nada al azar: el mobiliario, la confortabilidad de la sala, si incluirá catering o el material audiovisual necesario.  

Así mismo, el tipo de reunión determinará la sala: montaje imperial para los consejos de administración, en escuela para formaciones de empresas o grandes salas para eventos corporativos o de networking.

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    5. El primero en llegar

    No hay excusas. Si eres quien ha convocado la reunión, llega con suficiente antelación como para dar un repaso a los puntos más importantes y dar la bienvenida a todos los participantes. En una reunión virtual, conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. 

      6. Dirige la reunión

      Desde el primer momento aclara cuales son los puntos importantes, presenta a los asistentes y establece los turnos. Si el tema principal es completo, esquematiza para tener una idea más clara del asunto. Finaliza con los temas secundarios. Y, siempre, evita terminar la reunión sin unas conclusiones claras.

        7. Descansos si son necesarios

        Como norma general, descansa 10 de cada 50 minutos de reunión. Si sois pocos y la reunión va  a ser larga, puedes pactar el tiempo de descanso con los asistentes.

          8. Comparte todos los documentos y conclusiones

          El último paso es compartir las tareas, documentos o conclusiones de la reunión con los participantes. Existen varias herramientas online para ello, aunque las más utilizadas son Google Drive, One Drive o iWork

            Resumen
            ¿Cómo organizar reuniones de trabajo eficaces en 2020?
            Nombre del artículo
            ¿Cómo organizar reuniones de trabajo eficaces en 2020?
            Descripción
            A la hora de preparar reuniones de trabajo debemos tener: 1. Objetivos definidos y claros 2. Informar a todos con suficiente antelación 3. Elige la hora adecuada y al equipo necesario 4. El tipo de reunión determinará la sala 5. Sé el primero en llegar. 6. Aclara cuáles son los puntos importantes desde el primer momento 7. Organiza descansos si son necesarios 8. Comparte todos los documentos y conclusiones
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