El tiempo es el bien más valioso que tenemos. Sin embargo, no siempre realizamos una correcta gestión del tiempo en el trabajo. Las causas son variadas: demasiada carga de trabajo y mala distribución de la misma, falta de objetivos, mala planificación, no establecer prioridades, no saber delegar tareas o tener distracciones externas, como revisar cada poco tiempo nuestras redes sociales.

A esto se suma que, en el año 2020, el coronavirus también ha afectado al rendimiento en el trabajo. Dos de cada tres personas que estuvieron trabajando durante el confinamiento vieron afectado su rendimiento laboral, según señala la encuesta sobre situación, valoración y percepción vinculada a la COVID-19 realizada por el Grupo de Investigación en Procesos Electorales y Opinión Pública de la Universitat de València.

En Ibercenter compartimos consejos y herramientas para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

1. Definir metas y objetivos

Objetivos claros, definidos y controlados en el tiempo. Y aquí empiezan los problemas: muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo dedicadas a resolver problemas relativamente secundarios.

En lugar de eso, debemos centrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia. Para ello nos podemos basar en la Ley de Pareto, en virtud del cual el 20% del tiempo y la energía utilizados correctamente nos proporcionan el 80% del resultado.

De esta forma, establece como objetivos prioritarios aquellas acciones que mayor repercusión vayan a tener en el proyecto. Una herramienta fantástica que te ayudará a la gestión de proyectos y a mejorar la productividad es
Trello
.

2. Planifica para mejorar tu gestión del tiempo 

Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario y lo hace de una manera consecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.

Existen varios métodos, pero nosotros abordamos el método Alpen: anota en una hoja o en una aplicación tareas, actividades, asuntos pendientes del día anterior, temas que se repiten periódicamente y, a su lado, el tiempo que tendrás que invertir para resolver esa tarea. Así mismo, incluye el tiempo adicional que podría requerir la tarea.

Una aplicación sencilla para organizar las tareas diarias es TickTick (disponible para Android e IOS) que te permite crear listas para cada uno de ellos: trabajo, hogar, compra…

3. Concéntrate en una única tarea

Decía Peter Drucker “es mejor hacer el verdadero trabajo que hacerlo verdaderamente”. A menudo, intentamos hacer demasiadas cosas a la vez corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos».

Concentrarte en una única tarea durante un tiempo determinado. Premisa imprescindible para ello es establecer prioridades claras y definidas como hemos descrito anteriormente.

Haz descansos de 10 minutos cada hora para mejorar la concentración

La concentración máxima oscila entre los 25-60 mins. Haz descansos y concéntrate en una sola tarea

4. Positividad

El éxito depende, de forma importante, del planteamiento personal, pensamiento, sensaciones y estado de ánimo y puede ser influido por una forma positiva de pensar y actuar.

Si piensas que no vas a lograr terminar una tarea todos los días, inevitablemente caerás en tu propia trama. Mantén una actitud positiva cada día realizando una actividad diferente al trabajo habitual (deporte, familia, hobby, entre otros) o realizando una tarea en el trabajo que te satisfaga.

5. Ten en cuenta tu curva del rendimiento

El rendimiento personal está sujeto a ciertas oscilaciones durante el día. Éstas varían dependiendo de factores como los hábitos saludables y alimenticios o las características personales e influyen en nuestra gestión del tiempo. 

A pesar de ello y como normal general, el nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día. De esta forma, es mejor realizar una tarea complicada y difícil por la mañana.

Tampoco conviene trabajar durante mucho tiempo e intensamente, pues el rendimiento caerá en picado. Haz pausas no considerándose como una pérdida de tiempo, sino como una recarga de energía. Una pausa de 10 minutos es lo óptimo para recargar pilas.

Apaga el móvil en el trabajo

6. No te distraigas en el trabajo

El uso del teléfono móvil trastoca nuestra concentración y productividad. Así mismo, mirar constantemente el teléfono, ya sea para revisar nuestros mensajes o las redes sociales genera mayor ansiedad. Una herramienta sencilla que nos dirá cuánto tiempo perdemos es Rescue Time, que nos señalará las horas que hemos sido realmente productivos y el tiempo que hemos desperdiciado.

Otra opción es realizar tareas en espacios libres de distracciones, como una oficina, despacho o sala, donde tu rendimiento mejorará notablemente respecto al teletrabajo.

7. Cuidado con los ladrones de tiempo

A menudo, no somos culpables de la pérdida de tiempo en el trabajo, sino que influyen agentes externos que hacen que se nos acumulen tareas definidas y organizadas en el día. Entre los principales ladrones de tiempo destacan las reuniones, las colas, correos electrónicos o interrupciones.

Intenta erradicarlos de tu rutina para no disminuir tu rendimiento. Por ejemplo, en el caso de las reuniones, determinar si tu intervención va a ser indispensable. De lo contrario es posible que no se requiera tu presencia.

8. Aprende a desconectar

En ocasiones, el mayor problema de los trabajadores o empresarios es no saber desconectar y llevarte el trabajo a todas partes. Regla de oro para mejorar la gestión del tiempo: desconectar no nos hace irresponsables. De hecho, nos permite rendir más cuando realmente estamos haciendo nuestras labores.

Así que reúnete con tus familiares y amigos, realiza alguna actividad placentera o planifica algún viaje o escapada. Te ayudará a ser más productivo en el trabajo.

Resumen
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo en 2020
Nombre del artículo
Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo en 2020
Descripción
Para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo debemos: Definir metas y objetivos, concentrarse en una única tarea, tener en cuenta la curva del rendimiento, positividad, planificación, no distraerse en el trabajo, evitar a los ladrones de tiempo y aprender a desconectar.
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