Facturation électronique obligatoire entre entreprises : ce qu’exige la loi Crea y Crece
Ce qu’exige la loi Crea y Crece en matière de facturation électronique B2B, les entreprises concernées, les délais, les statuts des factures et les étapes pour s’y préparer.
TL;DR
La loi 18/2022, connue sous le nom de loi Crea y Crece, établit l’obligation d’émettre et d’envoyer des factures électroniques dans toutes les opérations entre entreprises et professionnels, et pas uniquement pour les grandes entreprises : elle concerne également les travailleurs indépendants et les microentreprises. Son objectif déclaré n’est pas fiscal, mais vise à lutter contre les retards de paiement : en rendant traçables l’émission, l’acceptation et le paiement effectif de chaque facture, elle permet de mesurer les délais réels de paiement dans le tissu entrepreneurial.
L’obligation ne produit pas d’effets à elle seule : son exigibilité dépend de son développement réglementaire, et les délais sont calculés à compter de l’approbation de ce règlement, avec une période plus courte pour les entreprises réalisant le chiffre d’affaires le plus élevé et une période plus longue pour les autres. Il convient également de ne pas la confondre avec trois autres obligations distinctes qui coexistent avec elle : la facturation électronique adressée à l’Administration, en vigueur depuis plusieurs années ; les exigences applicables aux systèmes informatiques de facturation ; et la fourniture immédiate d’informations relatives à la TVA.
Que prévoit exactement la loi Crea y Crece ?
La loi 18/2022 relative à la création et à la croissance des entreprises a introduit un ensemble de mesures visant à faciliter la constitution de sociétés et à lutter contre les retards de paiement dans les relations commerciales. Parmi celles-ci, et pour ce qui nous intéresse ici, elle a modifié la réglementation visant à promouvoir la société de l’information afin d’établir que toutes les entreprises et tous les professionnels devront émettre, envoyer et recevoir des factures électroniques dans leurs relations commerciales avec d’autres entreprises et professionnels.
Il est important de souligner la portée de cette obligation, car c’est là que réside la plus grande confusion. La facturation électronique obligatoire est universelle dans le domaine B2B : elle ne fait aucune distinction selon la taille, le secteur ou le chiffre d’affaires. Elle concerne de la même manière une société comptant des centaines de salariés et un travailleur indépendant qui émet dix factures par mois, la seule différence portant sur le délai d’entrée en vigueur.
La réglementation ne se limite pas à imposer l’émission d’une facture électronique. Elle ajoute trois obligations supplémentaires qui sont celles qui modifient réellement le fonctionnement des entreprises :
Interopérabilité. Les formats et les plateformes utilisés doivent permettre à l’émetteur et au destinataire d’échanger des factures même s’ils utilisent des solutions de fournisseurs différents. Il ne suffit pas d’envoyer un fichier : il faut que le système du destinataire puisse le recevoir et le traiter.
Information sur les statuts de la facture. Le destinataire doit informer l’émetteur du statut de chaque facture, notamment de son acceptation ou de son rejet et, de manière particulièrement importante, de la date du paiement effectif. C’est cet élément qui transforme la réglementation en un outil de contrôle des retards de paiement.
Accès du destinataire à ses factures. Le destinataire a le droit d’accéder aux factures reçues pendant plusieurs années après la fin de la relation commerciale, même s’il cesse d’être client de l’émetteur ou si celui-ci change de prestataire technologique.
Le texte consolidé de la loi peut être consulté dans le Boletín Oficial del Estado, et il convient de l’examiner conjointement avec son développement réglementaire, qui précise une grande partie des aspects techniques.
Le changement de fond ne consiste pas à passer du papier au PDF. Il s’agit de passer d’un document envoyé à une donnée structurée traitée par un système, dont le parcours —émise, reçue, acceptée, payée— est enregistré et vérifiable.
À partir de quand la facturation électronique obligatoire est-elle exigible ?
C’est la question qui revient le plus souvent au sujet de la facturation électronique obligatoire et elle mérite une réponse précise, car la confusion a généré beaucoup de bruit.
La facturation électronique obligatoire entre entreprises n’est pas devenue immédiatement exigible. Son application a été subordonnée à un développement réglementaire devant préciser les exigences techniques : formats admis, fonctionnement de la solution publique, exigences d’interopérabilité et communication des statuts.
Le calendrier prévu par la loi elle-même est progressif et se calcule à compter de l’approbation de ce règlement, et non à partir de la publication de la loi :
| Profil concerné | Délai à compter de l’approbation du règlement |
|---|---|
| Entreprises et professionnels réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à huit millions d’euros | Un an |
| Autres entreprises et professionnels, y compris les travailleurs indépendants et les microentreprises | Deux ans |
Une disposition supplémentaire concerne également les personnes et entreprises du second groupe : pendant une période transitoire, les entreprises réalisant le chiffre d’affaires le plus élevé doivent accompagner leurs factures électroniques d’un document facilitant leur lecture par les destinataires qui ne sont pas encore soumis à l’obligation.
La procédure d’adoption du règlement s’est prolongée bien davantage que prévu initialement, ce qui a repoussé le calendrier effectif. La recommandation pratique est donc double : ne considérer aucune date précise comme acquise sans la vérifier auprès de sources officielles actualisées, tout en n’attendant pas la date limite pour commencer à se préparer, car l’adaptation des systèmes et des processus ne se réalise pas en quelques semaines.
Les informations officielles sur la facturation électronique et les obligations fiscales qui y sont associées sont disponibles sur le siège électronique de l’Agence fiscale, qui constitue la référence à consulter pour vérifier à tout moment l’état de la réglementation.
Quelle est la différence avec FACe, Verifactu et le SII ?
C’est là que se trouve l’origine de la majeure partie de la confusion concernant la facturation électronique, car il s’agit de quatre obligations différentes, soumises à des réglementations et à des calendriers différents, qui se chevauchent dans le temps et sont souvent mentionnées ensemble.
Facturation électronique adressée à l’Administration (B2G). C’est la plus ancienne de toutes et elle est pleinement opérationnelle depuis plusieurs années. Elle impose d’envoyer sous format électronique les factures destinées aux administrations publiques, par l’intermédiaire de points généraux d’entrée comme FACe. Elle n’a rien à voir avec les relations entre entreprises privées, même si elle porte le même nom.
Facturation électronique entre entreprises (B2B). C’est la facturation électronique obligatoire introduite par la loi Crea y Crece et que nous analysons ici. Son objectif principal est de contrôler les retards de paiement dans les relations commerciales et son champ d’application couvre les relations entre entreprises et professionnels.
Exigences applicables aux systèmes informatiques de facturation. Il s’agit d’une obligation de nature fiscale, avec son propre règlement et son propre calendrier, qui impose aux logiciels de facturation de respecter certaines exigences d’intégrité, de conservation, de traçabilité et d’inaltérabilité des registres, avec la possibilité de transmettre ces registres à l’Administration fiscale. Elle concerne le logiciel utilisé, et non le format d’échange avec le client.
Fourniture immédiate d’informations relatives à la TVA. Il s’agit du système de tenue des registres de TVA par l’intermédiaire du siège électronique, applicable à certains profils de contribuables tels que les grandes entreprises, les groupes de TVA et les personnes inscrites au régime de remboursement mensuel.
| Obligation | Champ d’application | Ce qu’elle réglemente |
|---|---|---|
| Facturation électronique B2G | Entreprise vers Administration | Format et envoi à l’Administration |
| Facturation électronique B2B | Entreprise vers entreprise | Format, interopérabilité et statuts |
| Systèmes informatiques de facturation | Logiciel propre | Intégrité et traçabilité du registre |
| SII | Profils déterminés | Tenue des registres de TVA |
La conséquence pratique de cette distinction est importante : respecter l’une de ces obligations ne dispense pas de respecter les autres. Une entreprise peut parfaitement envoyer ses factures à l’Administration et disposer d’un logiciel conforme tout en ayant besoin d’adaptations supplémentaires pour respecter la facturation électronique obligatoire entre entreprises.
Quel format doit avoir une facture électronique ?
Il convient tout d’abord de clarifier un malentendu très répandu : un PDF envoyé par courrier électronique n’est pas une facture électronique au sens de cette réglementation.
La différence réside dans la structure. Un PDF est une image du document : lisible par une personne, mais opaque pour un système informatique. Une facture électronique au sens réglementaire est un fichier contenant des données structurées que le système du destinataire peut lire, valider et intégrer automatiquement dans sa comptabilité, sans intervention manuelle ni retranscription.
C’est cette distinction qui rend possibles toutes les autres fonctionnalités de la facturation électronique : validation automatique, enregistrement des statuts, rapprochement avec les commandes et les bons de livraison, et mesure des délais de paiement.
Concernant les formats concrets, la réglementation renvoie aux syntaxes et aux normes qui seront définies dans le développement réglementaire, conformément aux normes européennes en matière de facturation électronique. En Espagne, le format utilisé pour la facturation à l’Administration est particulièrement répandu, tandis qu’au niveau européen sont utilisées des syntaxes fondées sur des normes internationales d’échange de documents.
Pour une entreprise, l’important n’est pas de mémoriser les noms des formats de facture électronique, mais de vérifier trois points auprès de son fournisseur de logiciel :
- Que le programme émet dans un format structuré admis.
- Que le programme reçoit et traite les factures structurées de tiers, qui est l’aspect le moins bien résolu par de nombreuses solutions.
- Que le programme gère la communication des statuts, y compris la date du paiement effectif.
Concernant les canaux, la réglementation prévoit la coexistence de plateformes privées d’échange et d’une solution publique de facturation électronique gérée par l’Administration, destinée notamment aux personnes et entreprises ne disposant pas de moyens propres ou dont le volume ne justifie pas une solution du marché. Les plateformes privées doivent garantir leur interopérabilité entre elles et avec la solution publique.
Que sont les statuts de la facture et pourquoi sont-ils importants ?
Il s’agit de la nouveauté de la facturation électronique obligatoire ayant le plus d’impact opérationnel et de celle qui est le plus souvent sous-estimée lors d’une lecture rapide de la réglementation.
En plus d’émettre et de recevoir les factures, leur destinataire est tenu d’informer l’émetteur de certains statuts. Ceux que la loi met en avant sont l’acceptation ou le rejet de la facture, avec la date correspondante, ainsi que le paiement effectif et sa date, entendu comme le paiement intégral.
Le développement réglementaire peut prévoir des statuts supplémentaires de nature volontaire, comme l’acceptation ou le rejet partiels ou encore le paiement partiel, qui apportent davantage de précision à la traçabilité.
La raison d’être de ce mécanisme est directement liée à la lutte contre les retards de paiement. Jusqu’à présent, mesurer les délais réels de paiement du tissu entrepreneurial dépendait d’enquêtes et de déclarations. Grâce à l’enregistrement des statuts, ces délais deviennent vérifiables à partir de données réelles, ce qui permet à la fois d’établir des statistiques fiables et éventuellement d’accéder à ces informations dans le cadre des politiques publiques de soutien.
Pour une entreprise, cela comporte deux aspects. Le premier est une charge administrative : les statuts doivent être communiqués, ce qui nécessite un processus et un système capable de le gérer, et non une gestion manuelle facture par facture. Le second est une opportunité : pour la première fois, il existe un registre objectif indiquant à quelle date le paiement a réellement été effectué, ce qui renforce la position de celui qui réclame un paiement en retard et rend plus visible le comportement de ceux qui paient systématiquement hors délai.
Il convient donc de revoir deux processus internes avant que l’obligation ne devienne exigible : qui communique les statuts des factures reçues et dans quel délai, et comment les statuts des factures émises sont enregistrés afin de pouvoir suivre leur encaissement.
Quelles sanctions sont prévues pour la facturation électronique obligatoire ?
La loi prévoit un régime de sanctions spécifique à la facturation électronique obligatoire qu’il convient de connaître, même si son application concrète dépend du développement réglementaire et du moment où chaque obligation devient exigible.
Le cas expressément prévu sanctionne les entreprises qui n’offrent pas aux utilisateurs la possibilité de recevoir des factures électroniques ou qui ne permettent pas à ceux qui ont cessé d’être clients d’y accéder, avec une amende pouvant atteindre dix mille euros. Il s’agit d’une infraction légère, dont le traitement relève de l’administration compétente.
À cette disposition s’ajoutent les conséquences liées au non-respect des obligations fiscales associées à la facturation, qui disposent de leur propre régime dans la réglementation fiscale et peuvent être considérablement plus lourdes.
Au-delà du risque de sanction, il existe un motif pratique plus immédiat : la pression exercée par la chaîne d’approvisionnement. Lorsque les entreprises réalisant les chiffres d’affaires les plus élevés seront soumises à cette obligation, elles exigeront de leurs fournisseurs la capacité d’émettre et de recevoir des factures structurées, indépendamment du fait que le délai légal de ces fournisseurs soit postérieur. Dans la pratique, de nombreuses PME seront contraintes de s’adapter par leurs clients avant même de l’être par le calendrier réglementaire.
Cet effet d’entraînement est la principale raison pour laquelle il convient d’anticiper : non par crainte de la sanction, mais parce que ne pas pouvoir facturer dans le format exigé par un client important constitue immédiatement un problème commercial.
Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire ?
Voici une feuille de route structurée pour la facturation électronique obligatoire, en commençant par ce qui ne dépend pas de l’approbation du règlement.
Examiner le logiciel de facturation. C’est la première étape et celle qui demande le plus de temps. Il faut demander au fournisseur, par écrit, si la solution permettra d’émettre et de recevoir des factures électroniques au format structuré, si elle gérera les statuts et dans quel délai cette fonctionnalité sera disponible. Si la réponse est imprécise, il convient d’envisager des solutions alternatives suffisamment tôt.
Nettoyer les données de référence. C’est la tâche la moins visible et celle qui évite le plus d’incidents. Dénominations sociales correctes, identification fiscale vérifiée, adresses complètes et coordonnées actualisées des clients et fournisseurs. Une facture structurée comportant une donnée erronée est automatiquement rejetée, alors qu’un PDF contenant la même erreur pouvait passer inaperçu.
Revoir le catalogue et la codification. Descriptions normalisées des produits et services, unités de mesure cohérentes et taux d’imposition correctement attribués.
Définir le processus de réception. C’est l’aspect que les entreprises négligent le plus, car elles pensent uniquement à l’émission. Il faut déterminer qui valide les factures reçues, selon quels critères elles sont acceptées ou rejetées, dans quel délai et qui communique leur statut.
Définir le processus de communication des paiements, ce qui exige une coordination entre l’administration et la trésorerie, car le statut du paiement effectif dépend du moment où le paiement est exécuté, et non de celui où il est approuvé.
Former l’équipe administrative, qui sera confrontée quotidiennement à ce changement.
Échanger avec les principaux clients et fournisseurs afin de connaître leurs calendriers et leurs plateformes et d’éviter les problèmes d’interopérabilité.
Conserver et archiver conformément aux délais exigés, tout en garantissant au destinataire l’accès pendant la période prévue.
Quels sont les avantages au-delà de la conformité ?
Il est utile de les souligner, car cela modifie la manière d’aborder le projet de facturation électronique : le considérer uniquement comme une obligation conduit à choisir la solution minimale, alors qu’il s’agit d’une de ces réglementations dont une bonne mise en œuvre peut générer de véritables bénéfices.
Réduction des erreurs. La saisie manuelle des factures reçues est une source permanente d’erreurs sur les montants, les dates et les codes. Une donnée structurée est intégrée sans devoir être ressaisie.
Gain de temps administratif. L’enregistrement comptable des factures fournisseurs, le rapprochement avec les commandes et les bons de livraison ainsi que l’archivage cessent d’être des tâches manuelles.
Réduction du coût de gestion documentaire, sans impression, envoi postal ni archivage physique.
Meilleur contrôle du circuit de validation, avec une traçabilité indiquant qui a validé quoi et à quel moment.
Informations réelles sur les délais d’encaissement et de paiement, une donnée de trésorerie que de nombreuses entreprises évaluent aujourd’hui de manière approximative et qui devient disponible avec précision.
Position plus solide face aux retards de paiement, grâce à un enregistrement objectif des dates qui permet d’étayer toute réclamation.
Ce dernier point est directement lié à l’objectif de la réglementation. La facturation électronique obligatoire entre entreprises a été conçue comme un instrument de lutte contre les retards de paiement commerciaux, un problème qui touche particulièrement les PME, pour lesquelles les retards systématiques d’encaissement se traduisent par des tensions de trésorerie et des besoins de financement.
Comment la facturation électronique obligatoire affecte-t-elle les travailleurs indépendants ?
Ce sujet mérite une section à part entière, car les travailleurs indépendants sont ceux qui se posent le plus de questions sur la facturation électronique obligatoire et disposent du moins de ressources pour faire face au changement.
L’obligation concerne également les travailleurs indépendants et les microentreprises, sans exception liée au volume. Ce qui varie, c’est le délai : ils sont les derniers à entrer dans le dispositif, avec la période la plus longue à compter de l’approbation du règlement.
Pour ceux qui n’émettent que quelques factures par mois, le coût constitue une préoccupation légitime. C’est ici que la future solution publique de facturation électronique devient particulièrement pertinente : elle est précisément conçue pour ceux qui ne disposent pas de leurs propres moyens et permettra d’émettre, de recevoir et de consulter des factures sans avoir à souscrire à une plateforme du marché.
Cela étant dit, pour un travailleur indépendant ayant une activité régulière, une solution intégrant facturation et comptabilité est généralement rentable, car le temps administratif économisé dépasse le coût de l’outil.
Un autre point mérite d’être clarifié : l’obligation concerne les opérations réalisées avec d’autres entreprises et professionnels. Les opérations avec des consommateurs finaux disposent de leur propre régime et ne sont pas soumises à cette obligation d’échange structuré, sans préjudice des obligations générales de facturation et des exigences applicables aux systèmes informatiques utilisés.
Pour ceux qui sont en phase de création d’activité ou de changement de structure, c’est un bon moment pour envisager l’ensemble du dispositif : démarrer l’activité avec un système de facturation déjà adapté évite d’avoir à migrer plus tard. Dans ce contexte, régler simultanément la question de l’adresse professionnelle et de la gestion du courrier grâce à un service de domiciliation d’entreprises simplifie considérablement la mise en place, notamment pour ceux qui travaillent sans bureau physique et ont besoin d’une adresse professionnelle où recevoir leurs notifications.
Quelles erreurs faut-il éviter ?
Voici les erreurs les plus fréquentes dans les projets d’adaptation à la facturation électronique.
Attendre la date limite. L’adaptation n’est pas uniquement technologique : elle implique de nettoyer les données, de revoir les processus et de former l’équipe. Les entreprises qui s’y prennent suffisamment tôt avancent de manière ordonnée ; celles qui attendent rencontrent davantage d’incidents.
Penser uniquement à l’émission. La réception et le traitement des factures électroniques des fournisseurs constituent, dans de nombreuses organisations, la partie la plus complexe et celle qui est le plus souvent négligée dans la planification.
Confondre la facturation électronique B2B avec les autres obligations. Respecter les exigences de facturation envers l’Administration ou disposer d’un logiciel conforme aux exigences fiscales ne signifie pas être prêt pour le B2B.
Partir du principe que le fournisseur de logiciel réglera tout automatiquement. Il convient de demander par écrit un engagement concernant la disponibilité des fonctionnalités et leur calendrier.
Ne pas nettoyer les données de référence, qui constituent la première cause de rejets automatiques au cours des premiers mois.
Ignorer le processus de communication des statuts, qui est l’aspect dans lequel la réglementation introduit une nouvelle charge de travail et pour lequel une solution technique ne suffit pas sans qu’un responsable soit désigné.
Ne pas se coordonner avec les grands clients, qui peuvent exiger la capacité de gérer des factures structurées avant même votre propre échéance légale.
Questions fréquentes sur la facturation électronique obligatoire
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ? Non, pas au sens de cette réglementation. Une facture électronique est un fichier contenant des données structurées que le système du destinataire peut lire, valider et intégrer automatiquement. Un PDF est une image du document : il est lisible par une personne mais ne peut pas être traité automatiquement et ne permet pas l’enregistrement des statuts ni l’interopérabilité exigée.
Cela concerne-t-il également les travailleurs indépendants ? Oui. L’obligation concerne toutes les entreprises et tous les professionnels dans leurs opérations avec d’autres entreprises et professionnels, sans exception liée au chiffre d’affaires. Ce qui varie est le délai : les travailleurs indépendants et les microentreprises disposent de la période la plus longue à compter de l’approbation du règlement.
À partir de quand l’obligation est-elle exactement exigible ? Les délais sont calculés à compter de l’approbation du développement réglementaire : un an pour ceux qui réalisent un chiffre d’affaires annuel supérieur à huit millions d’euros et deux ans pour les autres. Comme la procédure d’adoption du règlement s’est prolongée, il convient de vérifier la situation actualisée auprès de sources officielles avant d’établir un calendrier interne.
Est-ce la même chose que Verifactu ou le SII ? Non. Il s’agit d’obligations différentes, soumises à leurs propres réglementations et calendriers. Les exigences applicables aux systèmes informatiques de facturation concernent le logiciel utilisé ; le SII réglemente la tenue des registres de TVA pour certains profils ; et la facturation électronique B2B réglemente le format, l’interopérabilité et les statuts dans les relations entre entreprises.
Quelle sanction est prévue en cas de non-respect ? La loi prévoit une amende pouvant atteindre dix mille euros pour les entreprises qui n’offrent pas la possibilité de recevoir des factures électroniques ou qui ne permettent pas l’accès aux personnes ayant cessé d’être clientes. À cela s’ajoutent les conséquences liées au non-respect des obligations fiscales associées, qui disposent de leur propre régime de sanctions.
Dois-je informer l’émetteur lorsque je paie une facture ? Oui. Le destinataire est tenu de communiquer à l’émetteur certains statuts, notamment l’acceptation ou le rejet ainsi que la date du paiement effectif. C’est l’élément qui transforme la réglementation en un outil de mesure des retards de paiement et qui impose de définir en interne qui communique ces statuts et dans quel délai.
