Gastos deducibles para autónomos y pymes en 2026: guía práctica
Gastos deducibles de autónomos y pymes en 2026: requisitos, límites de suministros, dietas, vehículo y difícil justificación, IVA y gastos no admitidos.
TL;DR
Un gasto es deducible cuando está vinculado a la actividad, se justifica con factura a nombre de quien lo deduce, se registra en la contabilidad o en los libros obligatorios y se imputa al ejercicio que corresponde. Con esa base, los autónomos en estimación directa pueden deducir, entre otros, la cuota de autónomos, el alquiler del local u oficina, la gestoría, el marketing, la formación, los seguros y las amortizaciones; y algunos gastos tienen límites concretos: los suministros de la vivienda afecta se deducen al 30 % de la proporción de metros dedicados a la actividad, la manutención tiene topes diarios (26,67 € sin pernoctar en España) y, en estimación directa simplificada, los gastos de difícil justificación son el 5 % del rendimiento neto con un máximo de 2.000 € al año.
En las pymes que tributan por el Impuesto sobre Sociedades la lógica es parecida, pero parte del resultado contable: es deducible todo gasto correctamente contabilizado y justificado salvo los que la ley excluye expresamente, como multas, donativos o el propio impuesto. El IVA va por otro carril, con reglas propias (por ejemplo, la presunción del 50 % para el vehículo). En esta guía repasamos los gastos deducibles más habituales con las cifras vigentes en 2026 tomadas de la Agencia Tributaria. Es información general: cada caso concreto conviene revisarlo con un asesor fiscal, porque la norma y sus criterios de interpretación cambian.
¿Qué son los gastos deducibles y por qué importan en 2026?
Los gastos deducibles son los costes que la normativa fiscal permite restar de los ingresos de una actividad económica para calcular el rendimiento neto, en el caso de los autónomos, o la base imponible, en el caso de las sociedades. Un gasto mal documentado no solo no reduce el impuesto: puede acabar en una regularización con intereses y, en su caso, sanción.
Conviene distinguir desde el principio tres impuestos que conviven y que tratan los gastos de manera distinta. El IRPF afecta a los autónomos personas físicas; el Impuesto sobre Sociedades, a las sociedades limitadas y anónimas; y el IVA, a casi todos los empresarios y profesionales. Muchos errores nacen de mezclar esos tres planos.
En 2026 no hay una reforma general de los gastos deducibles, pero sí cambios de contexto que obligan a ordenar la documentación: la regularización anual de la cuota de autónomos y la adaptación de los programas de facturación. En nuestra experiencia con autónomos, despachos profesionales y pymes que trabajan desde nuestros centros de Madrid, el negocio que mejor gestiona sus gastos deducibles no es el que más deduce, sino el que puede demostrar cada partida sin esfuerzo.
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para ser deducible?
La Agencia Tributaria resume los requisitos para considerar un gasto como deducible en tres condiciones que se aplican a todos los gastos deducibles, sea cual sea su naturaleza. La primera es la vinculación con la actividad: el gasto debe estar relacionado con la obtención de los ingresos. Si no se acredita esa relación con el negocio, no hay deducción.
La segunda es la justificación documental. Los gastos deducibles deben acreditarse, de forma prioritaria, con la factura emitida por el proveedor y con los requisitos de la normativa de facturación: datos completos del emisor y del destinatario, descripción del servicio, base imponible y cuota de IVA. La Agencia Tributaria advierte de que la factura no es una prueba privilegiada: si se cuestiona de forma fundada que la operación sea real, el contribuyente debe aportar otras pruebas, como contratos o justificantes de pago.
La tercera es el registro: el gasto debe figurar en la contabilidad o en los libros registro que el contribuyente esté obligado a llevar. A estas tres condiciones se suma la imputación temporal. Como regla general, ingresos y gastos se imputan al ejercicio en que se devengan, con independencia de cuándo se paguen. Los autónomos que no llevan contabilidad ajustada al Código de Comercio pueden optar por el criterio de cobros y pagos, que se manifiesta en la propia declaración y tiene una duración mínima de tres años.
Hay un matiz que sorprende a muchos emprendedores: en IRPF, solo son gastos deducibles los incurridos después del alta e inicio de la actividad. Por eso recomendamos no adelantar inversiones relevantes sin haber tramitado el alta.
¿Cómo cambian los gastos deducibles entre estimación directa simplificada y normal?
Los autónomos que determinan su rendimiento por estimación directa pueden estar en dos modalidades. La simplificada se puede aplicar cuando el importe neto de la cifra de negocios del conjunto de actividades no supera 600.000 euros en el año anterior y el contribuyente no renuncia a ella. La normal es obligatoria por encima de ese umbral o cuando se renuncia a la simplificada. En ambas, los gastos deducibles parten de las mismas reglas generales, pero hay diferencias prácticas relevantes.
La primera diferencia son los gastos de difícil justificación. Según la página de la Agencia Tributaria sobre la estimación directa simplificada, en esta modalidad el conjunto de provisiones deducibles y gastos de difícil justificación se cuantifica aplicando el 5 % sobre el rendimiento neto positivo (sin incluir este concepto), con un máximo de 2.000 euros anuales. El 5 % se calcula actividad por actividad, pero el tope de 2.000 euros es por contribuyente. Esta deducción es incompatible con la reducción prevista para determinadas actividades económicas, como la de los autónomos económicamente dependientes.
La segunda diferencia está en las amortizaciones. En la simplificada se aplica una tabla de amortización propia de esta modalidad, más sencilla; en la normal, la tabla del Impuesto sobre Sociedades. La tercera son las obligaciones formales: en la simplificada basta con los libros registro fiscales, mientras que quien desarrolla una actividad mercantil en la normal debe llevar contabilidad conforme al Código de Comercio.
| Concepto | Estimación directa simplificada | Estimación directa normal | Impuesto sobre Sociedades |
|---|---|---|---|
| Quién la aplica | Autónomos con cifra de negocios ≤ 600.000 € el año anterior | Resto de autónomos en estimación directa | Sociedades (SL, SA…) |
| Punto de partida | Ingresos menos gastos deducibles justificados | Ingresos menos gastos deducibles justificados | Resultado contable con ajustes fiscales |
| Difícil justificación | 5 % del rendimiento neto, máx. 2.000 €/año | No aplica | No aplica |
| Amortizaciones | Tabla simplificada | Tabla oficial del IS | Tabla oficial del IS y otros métodos admitidos |
| Atenciones a clientes | Límite 1 % de la cifra de negocios | Límite 1 % de la cifra de negocios | Límite 1 % de la cifra de negocios |
| Registro | Libros registro fiscales | Libros registro o contabilidad mercantil | Contabilidad mercantil |
¿Qué gastos deducibles tienen los autónomos y con qué límites?
Los gastos deducibles más habituales de un autónomo en estimación directa son intuitivos: compras y consumos, alquiler del local u oficina, reparaciones, gestoría, asesoría y notaría, publicidad y marketing, servicios bancarios, formación vinculada a la actividad, seguros del negocio, intereses de la financiación y amortización de los bienes de inversión. Si están vinculados al negocio, bien facturados y registrados, son deducibles por su importe.
Hay, sin embargo, un grupo de gastos del propio titular que la ley regula con reglas específicas. La cuota de autónomos (las cotizaciones al RETA, o las aportaciones a una mutualidad cuando actúa como alternativa al régimen) es gasto deducible. Desde el sistema de cotización por rendimientos reales, si la regularización anual exige pagar una cantidad adicional, ese pago se trata como mayor gasto del ejercicio en que se paga; si genera una devolución, minora el gasto de ese ejercicio.
Las primas del seguro de enfermedad del propio autónomo, de su cónyuge y de sus hijos menores de 25 años que convivan con él también son gastos deducibles, con un límite de 500 euros por persona y año, o 1.500 euros por persona con discapacidad. Y los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles si se cumplen a la vez cuatro condiciones: que se produzcan en el desarrollo de la actividad, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y que no superen los límites diarios siguientes:
| Manutención del autónomo | En España | En el extranjero |
|---|---|---|
| Pernoctando en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y de residencia | 53,34 €/día | 91,35 €/día |
| Sin pernoctar | 26,67 €/día | 48,08 €/día |
El exceso sobre esos importes no es deducible, y el alojamiento no entra en este cálculo: se trata como un gasto de viaje ordinario si está vinculado a la actividad. Y que la comida sea en día laborable no basta, según la Agencia Tributaria, para probar su relación con el negocio.
Por último, las atenciones a clientes o proveedores (comidas de negocio, obsequios, invitaciones) son gastos deducibles con un límite del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del periodo. Por encima de ese porcentaje, el exceso no se deduce.
¿Puedo deducir los suministros si trabajo desde casa?
Sí, con una fórmula concreta. Cuando el autónomo afecta parcialmente su vivienda habitual a la actividad, los suministros de esa vivienda (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) son gastos deducibles en el porcentaje que resulta de aplicar el 30 % a la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior. La regla está en la Ley del IRPF y la desarrolla el manual de la Agencia Tributaria sobre suministros.
El ejemplo oficial lo deja claro: si la habitación dedicada al trabajo ocupa 40 m² de una vivienda de 100 m², la proporción es del 40 %; aplicando el 30 %, el porcentaje deducible es del 12 %. Con un gasto anual en suministros de 5.000 euros, el gasto deducible serían 600 euros. El 30 % se aplica sobre la parte afecta, no sobre el total de cada factura.
Los gastos derivados de la titularidad de la vivienda, como la amortización, el IBI o la comunidad de propietarios, siguen otra regla: son deducibles en proporción a la superficie afecta y al porcentaje de propiedad, sin el recorte del 30 %. La parte afecta debe usarse en exclusiva para el negocio y conviene que conste en la declaración censal. El tratamiento del IVA de estos suministros sigue criterios propios que han evolucionado en los últimos años, así que es un punto para revisar con el asesor.
Trabajar desde casa permite deducir una fracción pequeña de los suministros. Una oficina o un despacho contratado por la actividad, en cambio, es un gasto deducible por su importe completo, con una factura clara y sin cálculos de metros.
¿Qué pasa con el vehículo, el móvil y el ordenador?
El vehículo es el gasto que más discusiones genera. En IRPF, los automóviles de turismo solo se consideran elementos afectos a la actividad si se utilizan exclusivamente para ella; a diferencia de otros bienes, ni siquiera se admite un uso privado accesorio. Las excepciones están tasadas: vehículos mixtos para transporte de mercancías, los destinados al transporte de viajeros o a la enseñanza de conductores mediante contraprestación, los de representantes o agentes comerciales en sus desplazamientos profesionales y los cedidos habitualmente a cambio de precio. Si el coche es afecto, son gastos deducibles su amortización, combustible, reparaciones, seguro y aparcamiento.
En el IVA la regla es distinta. La Agencia Tributaria explica, en su página sobre qué IVA se puede deducir, que las cuotas soportadas por la adquisición o el arrendamiento de turismos, motocicletas y vehículos similares se presumen afectas en un 50 %, salvo que se pruebe un grado de uso mayor. La presunción es del 100 % para vehículos mixtos de transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores, los usados por agentes comerciales en sus desplazamientos profesionales y los de servicios de vigilancia.
El ordenador, la tableta o el teléfono son más sencillos. El IRPF admite que un bien de inversión adquirido para la actividad se use para fines privados en días u horas inhábiles sin perder su condición de afecto, y el propio manual pone el ejemplo del ordenador del despacho. Estos equipos se amortizan: en la tabla oficial del Impuesto sobre Sociedades, los equipos para procesos de información tienen un coeficiente máximo del 25 % anual, el mobiliario del 10 % y los sistemas y programas informáticos del 33 %.
¿Es deducible el alquiler de una oficina, un despacho o una oficina virtual?
Sí. El alquiler o la cesión de uso de un espacio afecto a la actividad figura entre los gastos deducibles de la estimación directa dentro de los arrendamientos, y en el Impuesto sobre Sociedades es un gasto contable ordinario. Esto incluye una oficina o un despacho privado, un puesto en un espacio flexible, el alquiler de salas de reuniones o de formación para un evento concreto y los servicios de domiciliación u oficina virtual, siempre que respondan a una necesidad real del negocio y estén facturados a nombre del autónomo o de la sociedad que los deduce.
La factura debe ir al titular de la actividad. Vemos con frecuencia despachos contratados a nombre de un socio y pagados por la sociedad: en esos casos el gasto pierde su principal justificante. Conviene, además, que la factura describa espacio, periodo y servicios incluidos.
Aquí un formato de alquiler de oficinas flexible tiene una ventaja administrativa evidente: una sola cuota mensual que incluye espacio, suministros, limpieza, conexión y mantenimiento genera una única factura, en lugar de cinco o seis proveedores distintos con sus respectivos justificantes. En nuestros centros de Azca (Plaza Carlos Trías Bertrán, 4), Gran Vía (Gran Vía, 6) y Velázquez (Velázquez, 157) los despachos privados parten de 1.350 €/mes, y quien todavía no necesita espacio físico puede contratar una oficina virtual en Madrid o un plan de domiciliación desde 40 € + IVA al mes. No prometemos ningún ahorro fiscal concreto: el efecto depende de la situación de cada contribuyente, y lo que sí garantiza una factura única es una contabilidad más simple.
Hay una obligación formal asociada que no conviene olvidar. Cuando una empresa o un autónomo paga el alquiler de un inmueble urbano afecto a su actividad, en general debe practicar una retención sobre la renta y declararla en el modelo 115; el cuadro oficial de tipos de retención de 2026 la fija en el 19 %. Existen excepciones, y en los servicios de centro de negocios u oficina virtual el tratamiento puede ser distinto al de un arrendamiento puro, por lo que recomendamos confirmarlo con el proveedor y con el asesor antes de la primera factura. Si se plantea un contrato de alquiler tradicional de oficinas, esta revisión es todavía más importante.
¿Qué gastos deducibles tiene una pyme en el Impuesto sobre Sociedades?
En el Impuesto sobre Sociedades, la base imponible se calcula a partir del resultado contable, corregido con los ajustes que establece la ley. Eso significa que los gastos deducibles de una sociedad son, en principio, todos los gastos contabilizados correctamente, imputados por devengo y justificados, salvo los que la norma excluye de forma expresa. Sueldos y cotizaciones, alquileres, suministros, servicios profesionales, marketing, seguros y amortizaciones forman la base habitual de los gastos deducibles de una pyme.
Algunos gastos tienen límites cuantitativos. Las atenciones a clientes y proveedores se deducen hasta el 1 % del importe neto de la cifra de negocios. Los gastos financieros netos se deducen con el límite del 30 % del beneficio operativo del ejercicio, aunque hasta 1 millón de euros son deducibles en todo caso, lo que en la práctica deja fuera de esta limitación a la inmensa mayoría de pymes. Las amortizaciones deben corresponder a una depreciación efectiva, que se presume cuando se aplican los coeficientes de la tabla oficial o alguno de los métodos admitidos.
Para las empresas de reducida dimensión, que son aquellas cuya cifra de negocios del ejercicio anterior fue inferior a 10 millones de euros, la ley ofrece incentivos que afectan al ritmo de los gastos deducibles: los elementos nuevos del inmovilizado material pueden amortizarse multiplicando por 2 el coeficiente lineal máximo de las tablas. Y con carácter general, los elementos nuevos del inmovilizado material cuyo valor unitario no exceda de 300 euros pueden amortizarse libremente hasta un límite de 25.000 euros por periodo impositivo. No aumentan el gasto total: adelantan su deducción.
Un apunte para sociedades pequeñas en las que los socios trabajan en la empresa: las retribuciones de administradores y socios, los gastos pagados por la sociedad que en realidad son personales y el uso privado de bienes de la empresa son terrenos con requisitos mercantiles y fiscales propios. Merecen una revisión específica con el asesor.
¿En qué se diferencia el IVA deducible del gasto deducible en IRPF o Sociedades?
El IVA soportado no es un gasto: es un impuesto que el empresario adelanta y que, si cumple los requisitos, recupera restándolo del IVA que repercute a sus clientes. Para poder deducirlo, la Agencia Tributaria exige ser empresario o profesional, realizar operaciones que den derecho a deducir, que los bienes o servicios se afecten a la actividad, tener la factura con los requisitos reglamentarios registrada en el libro de facturas recibidas y ejercer el derecho en el plazo de los cuatro años siguientes al devengo de la cuota.
La afectación funciona de forma distinta a la del IRPF. Para los bienes corrientes, el IVA solo es deducible si se utilizan de forma exclusiva en la actividad; para los bienes de inversión, se deduce en proporción a su grado de utilización. Además, hay bienes y servicios cuyo IVA no se puede deducir aunque se utilicen en el negocio (salvo que sean el objeto de la actividad): joyas y objetos de metales preciosos, alimentos, bebidas y tabaco, espectáculos y servicios recreativos, y atenciones a clientes, asalariados o terceros. Los servicios de viajes, hostelería y restauración solo permiten deducir el IVA si el gasto es deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades.
De ahí situaciones aparentemente contradictorias: una comida con un cliente puede ser gasto deducible en IRPF o Sociedades, dentro del límite del 1 %, sin permitir deducir su IVA. Por eso recomendamos analizar cada gasto en dos columnas: impuesto directo e IVA.
¿Qué gastos no son deducibles nunca?
La ley del Impuesto sobre Sociedades enumera los gastos que no son deducibles, y la Ley del IRPF remite a ella para los autónomos en estimación directa. La Agencia Tributaria los recoge en su página de gastos no deducibles: los que retribuyen los fondos propios, el propio Impuesto sobre Sociedades, las multas y sanciones penales y administrativas, los recargos del periodo ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo, las pérdidas del juego, los donativos y liberalidades, los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico y los gastos de servicios con paraísos fiscales que no se acredite que responden a operaciones reales.
En el caso de los donativos y liberalidades hay matices importantes. No se consideran liberalidades, y por tanto pueden ser gastos deducibles, las atenciones a clientes o proveedores (con su límite del 1 %), los gastos que según los usos y costumbres se hacen con el personal, los destinados a promocionar las ventas y los que estén correlacionados con los ingresos.
En la práctica de un autónomo, los gastos que con más frecuencia se rechazan no aparecen en esa lista, sino que fallan por los requisitos generales: gastos personales o familiares (la ropa de diario, la compra del supermercado, vacaciones), gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona, el coche de uso mixto en el IRPF, multas de tráfico aunque se produzcan trabajando y gastos anteriores al alta.
¿Cuáles son los errores más frecuentes con los gastos deducibles?
El primero es confundir pago con justificación. Un cargo en la tarjeta del negocio no demuestra que el gasto sea de la actividad; demuestra que se pagó. Los gastos deducibles necesitan factura a nombre del titular y relación con el negocio. El segundo error es aplicar porcentajes “de oídas”: deducir el 30 % completo de las facturas de luz de casa, deducir el 50 % del coche en el IRPF porque así se hace en el IVA o creer que el 5 % de difícil justificación se aplica en cualquier régimen, cuando solo existe en la estimación directa simplificada.
El tercer error tiene que ver con el calendario. Imputar un gasto al año equivocado, olvidar la regularización de la cuota de autónomos o mezclar el criterio de devengo con el de cobros y pagos generan descuadres que la Administración detecta con facilidad. También es frecuente no conservar la documentación: los justificantes deben guardarse durante el plazo de prescripción, con carácter general cuatro años, y aportarse si se requieren.
El cuarto error es no anticipar los cambios en la facturación. Según la nota informativa de la Agencia Tributaria sobre la ampliación de plazos, tras el Real Decreto-ley 15/2025 los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, autónomos incluidos, antes del 1 de julio de 2027. A ello se suma la futura factura electrónica obligatoria entre empresas, cuyo calendario depende de su desarrollo reglamentario. Ambas facilitarán a Hacienda cruzar los gastos deducibles declarados con las facturas emitidas, así que conviene revisar las fechas en fuentes oficiales.
El último error es decidir por motivos fiscales lo que debería decidirse por motivos de negocio. Un gasto deducible sigue siendo un gasto: deducirlo reduce el impuesto, pero no lo convierte en gratuito. Ante dudas sobre un gasto concreto, consulta a tu asesor fiscal antes de incluirlo.
Preguntas frecuentes sobre gastos deducibles para autónomos y pymes
¿Qué gastos deducibles puede aplicar un autónomo en estimación directa? Todos los vinculados a la actividad, justificados con factura a su nombre y registrados en sus libros: cuota de autónomos, alquiler del local u oficina, gestoría y asesoría, marketing, formación, seguros, material, suministros del local, intereses y amortizaciones, entre otros. Algunos tienen límites específicos, como la manutención, los seguros de enfermedad, las atenciones a clientes o los suministros de la vivienda afecta.
¿Cuánto puedo deducir de luz e internet si trabajo desde casa? El 30 % de la proporción de metros de la vivienda dedicados a la actividad, salvo que pruebes un porcentaje mayor. Si el despacho ocupa el 40 % de la casa, deduces el 12 % de los suministros. Los gastos de titularidad, como IBI o comunidad, se deducen en proporción a la superficie afecta, sin ese recorte.
¿Cuál es el límite de los gastos de difícil justificación en 2026? En estimación directa simplificada, el 5 % del rendimiento neto positivo, con un máximo de 2.000 euros al año por contribuyente. No se aplica en estimación directa normal ni en el Impuesto sobre Sociedades, y es incompatible con la reducción prevista para determinadas actividades económicas.
¿Es deducible el alquiler de un despacho o una oficina virtual? Sí, si responde a una necesidad real de la actividad y la factura está a nombre del autónomo o de la sociedad que lo deduce. Una cuota única con todo incluido simplifica la contabilidad. En arrendamientos de inmuebles urbanos puede existir obligación de retener y presentar el modelo 115, que conviene confirmar con el asesor.
¿Puedo deducir el coche si también lo uso para fines personales? En IRPF, con carácter general no: los turismos deben usarse de forma exclusiva en la actividad, salvo excepciones como agentes comerciales o transporte de mercancías. En IVA, en cambio, se presume una afectación del 50 % que permite deducir la mitad de la cuota, o más si se prueba un uso superior.
¿El IVA soportado es un gasto deducible? No. Si se cumplen los requisitos, el IVA soportado se recupera restándolo del IVA repercutido, durante los cuatro años siguientes a su devengo. Solo cuando no es deducible, por ejemplo en atenciones a clientes, puede formar parte del coste del gasto. Ante cualquier duda, la referencia es la información de la Agencia Tributaria y el criterio de un asesor fiscal.
