Factura electrónica obligatoria entre empresas: qué exige la Ley Crea y Crece
Factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos según la Ley Crea y Crece: a quién afecta, plazos, formatos, estados de la factura, sanciones y cómo prepararse.
TL;DR
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligación de expedir y remitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresarios y profesionales, y no solo para las grandes compañías: alcanza también a autónomos y microempresas. Su finalidad declarada no es recaudatoria sino de control de la morosidad: al hacer trazables la emisión, la aceptación y el pago efectivo de cada factura, permite medir los plazos reales de pago del tejido empresarial.
La obligación no despliega efectos por sí sola: su exigibilidad está supeditada al desarrollo reglamentario, y los plazos se cuentan desde la aprobación de ese reglamento, con un periodo más corto para las empresas de mayor facturación y otro más largo para el resto. Conviene además no confundirla con otras tres obligaciones distintas que conviven con ella: la factura electrónica a la Administración, que lleva años en vigor; los requisitos de los sistemas informáticos de facturación; y el suministro inmediato de información del IVA.
¿Qué establece exactamente la Ley Crea y Crece?
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, introdujo un conjunto de medidas orientadas a facilitar la constitución de sociedades y a combatir la morosidad comercial. Entre ellas, y en lo que aquí interesa, modificó la normativa de impulso de la sociedad de la información para establecer que todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
Es importante subrayar el alcance, porque es donde más confusión existe. La factura electrónica obligatoria es universal en el ámbito B2B: no distingue por tamaño, ni por sector, ni por volumen de facturación. Afecta igual a una sociedad con cientos de empleados que a un autónomo que emite diez facturas al mes, con la única diferencia del plazo de entrada.
La norma no se limita a exigir que se emita factura electrónica. Incorpora tres obligaciones adicionales que son las que realmente cambian la operativa de las empresas:
Interoperabilidad. Los formatos y las plataformas empleadas deben permitir que emisor y receptor intercambien facturas aunque utilicen soluciones de proveedores distintos. No basta con enviar un archivo: hay que poder recibirlo y procesarlo en el sistema del destinatario.
Información sobre los estados de la factura. El destinatario debe informar al emisor del estado de cada factura, señaladamente de su aceptación o rechazo y, de forma especialmente relevante, de la fecha del pago efectivo. Esta es la pieza que convierte la norma en un instrumento de control de la morosidad.
Acceso del receptor a sus facturas. El destinatario tiene derecho a acceder a las facturas recibidas durante un plazo de años posterior a la relación comercial, incluso si deja de ser cliente del emisor o si este cambia de proveedor tecnológico.
El texto consolidado de la ley puede consultarse en el Boletín Oficial del Estado, y conviene revisarlo junto con su desarrollo reglamentario, que es el que concreta buena parte de los aspectos técnicos.
El cambio de fondo no es pasar del papel al PDF. Es pasar de un documento que se envía a un dato estructurado que se procesa, cuyo recorrido —emitido, recibido, aceptado, pagado— queda registrado y es verificable.
¿Desde cuándo es exigible la factura electrónica obligatoria?
Es la pregunta que más se repite sobre la factura electrónica obligatoria y merece una respuesta precisa, porque la confusión ha generado bastante ruido.
La factura electrónica obligatoria entre empresas no resultó exigible de forma inmediata. Su eficacia quedó supeditada al desarrollo reglamentario que debía concretar los requisitos técnicos: formatos admitidos, funcionamiento de la solución pública, requisitos de interoperabilidad y comunicación de estados.
El esquema de plazos previsto en la propia ley es de aplicación escalonada y se cuenta desde la aprobación de ese reglamento, no desde la publicación de la ley:
| Perfil de obligado | Plazo desde la aprobación del reglamento |
|---|---|
| Empresarios y profesionales con facturación anual superior a ocho millones de euros | Un año |
| Resto de empresarios y profesionales, incluidos autónomos y microempresas | Dos años |
Existe además una previsión adicional relevante para los obligados del segundo grupo: durante un periodo transicional, las empresas de mayor facturación deben acompañar sus facturas electrónicas de un documento que facilite su lectura a los destinatarios que todavía no estén obligados.
La tramitación del reglamento se ha prolongado bastante más de lo inicialmente previsto, lo que ha ido desplazando el calendario efectivo. Por eso la recomendación práctica es doble: no dar por hecha ninguna fecha concreta sin contrastarla en fuentes oficiales actualizadas, y al mismo tiempo no esperar a la fecha límite para empezar a prepararse, porque la adaptación de sistemas y procesos no se resuelve en unas semanas.
La información oficial sobre facturación electrónica y sobre las obligaciones tributarias asociadas está disponible en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, que es la referencia a consultar para verificar el estado normativo en cada momento.
¿En qué se diferencia de FACe, Verifactu y el SII?
Aquí está el origen de la mayor parte de la confusión sobre la factura electrónica, porque son cuatro obligaciones distintas, con normativas distintas y calendarios distintos, que se solapan en el tiempo y se mencionan juntas.
Factura electrónica a la Administración (B2G). Es la más antigua de todas y lleva años plenamente operativa. Obliga a remitir en formato electrónico las facturas dirigidas a las administraciones públicas, a través de los puntos generales de entrada como FACe. Nada tiene que ver con las relaciones entre empresas privadas, aunque comparte el nombre.
Factura electrónica entre empresas (B2B). Es la factura electrónica obligatoria que introduce la Ley Crea y Crece y la que analizamos aquí. Su finalidad principal es el control de la morosidad comercial, y su ámbito es la relación entre empresarios y profesionales.
Requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Es una obligación de naturaleza tributaria, con su propio reglamento y su propio calendario, que exige que los programas de facturación cumplan determinados requisitos de integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, con la posibilidad de remisión de los registros a la Administración tributaria. Afecta al software que se utiliza, no al formato de intercambio con el cliente.
Suministro Inmediato de Información del IVA. Es el sistema de llevanza de los libros registro del impuesto a través de la sede electrónica, aplicable a determinados perfiles de contribuyentes como grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en el régimen de devolución mensual.
| Obligación | Ámbito | Qué regula |
|---|---|---|
| Factura electrónica B2G | Empresa a Administración | Formato y envío a la Administración |
| Factura electrónica B2B | Empresa a empresa | Formato, interoperabilidad y estados |
| Sistemas informáticos de facturación | Software propio | Integridad y trazabilidad del registro |
| SII | Perfiles determinados | Llevanza de libros registro de IVA |
La consecuencia práctica de esta distinción es importante: cumplir una no exime de cumplir las demás. Una empresa puede estar emitiendo correctamente sus facturas a la Administración y tener un programa conforme, y aun así necesitar adaptaciones para la factura electrónica obligatoria entre empresas.
¿Qué formato debe tener la factura electrónica?
Conviene aclarar de entrada un malentendido extendido: un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica a efectos de esta normativa.
La diferencia está en la estructura. Un PDF es una imagen del documento: legible para una persona, opaca para un sistema. Una factura electrónica en sentido normativo es un fichero con datos estructurados que el sistema del receptor puede leer, validar e integrar automáticamente en su contabilidad, sin intervención manual ni transcripción.
Esa distinción es la que hace posible todo lo demás en la factura electrónica: la validación automática, el registro de estados, la conciliación con el pedido y el albarán, y la medición de los plazos de pago.
Sobre los formatos concretos, la normativa remite a la sintaxis y a los estándares que determina el desarrollo reglamentario, en línea con las normas europeas sobre facturación electrónica. En el ecosistema español ha tenido especial arraigo el formato empleado en la facturación a la Administración, y en el ámbito europeo se manejan sintaxis basadas en estándares internacionales de intercambio de documentos.
Lo relevante para una empresa no es memorizar nombres de formatos de factura electrónica, sino verificar tres cosas con su proveedor de software:
- Que el programa emite en un formato estructurado admitido.
- Que el programa recibe y procesa facturas estructuradas de terceros, que es la parte que muchas soluciones tienen menos resuelta.
- Que el programa gestiona la comunicación de estados, incluida la fecha de pago efectivo.
En cuanto a los canales, la norma contempla la coexistencia de plataformas privadas de intercambio y de una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Administración, pensada especialmente para quienes no dispongan de medios propios o cuyo volumen no justifique una solución de mercado. Las plataformas privadas deben garantizar la interoperabilidad entre sí y con la solución pública.
¿Qué son los estados de la factura y por qué importan?
Es la novedad de la factura electrónica obligatoria con más impacto operativo y la que más se subestima al leer la norma por encima.
Además de emitir y recibir, el destinatario de una factura queda obligado a informar al emisor de determinados estados. Los que la ley destaca son la aceptación o el rechazo de la factura con su fecha, y el pago efectivo con su fecha, entendido como el pago completo.
El desarrollo reglamentario puede contemplar estados adicionales de carácter voluntario, como la aceptación o el rechazo parciales o el pago parcial, que aportan más granularidad a la trazabilidad.
La razón de ser de este mecanismo es directamente la lucha contra la morosidad. Hasta ahora, medir los plazos reales de pago del tejido empresarial dependía de encuestas y de declaraciones. Con el registro de estados, esos plazos se vuelven verificables a partir de datos reales, lo que permite tanto la elaboración de estadísticas fiables como el eventual acceso a esa información en el marco de las políticas de apoyo público.
Para una empresa, esto tiene dos lecturas. La primera es de carga administrativa: hay que informar estados, y eso exige un proceso y un sistema que lo soporte, no una gestión manual factura a factura. La segunda es de oportunidad: por primera vez existe un registro objetivo de cuándo se paga realmente, lo que refuerza la posición de quien reclama un pago vencido y hace más visible el comportamiento de quien paga tarde de forma sistemática.
Conviene por tanto revisar dos procesos internos antes de que la obligación sea exigible: quién comunica los estados de las facturas recibidas y con qué plazo, y cómo se registran los estados de las facturas emitidas para poder hacer seguimiento del cobro.
¿Qué sanciones contempla la factura electrónica obligatoria?
La ley prevé para la factura electrónica obligatoria un régimen sancionador específico que conviene conocer, aunque su aplicación concreta dependa del desarrollo normativo y del momento de exigibilidad de cada obligación.
El supuesto expresamente contemplado sanciona a las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o que no permitan el acceso a las mismas a quienes hayan dejado de ser clientes, con multa de hasta diez mil euros. Es una infracción de carácter leve, y su tramitación corresponde a la administración competente.
A esa previsión se suman las consecuencias derivadas del incumplimiento de las obligaciones de naturaleza tributaria asociadas a la facturación, que tienen su propio régimen en la normativa fiscal y que pueden ser considerablemente más gravosas.
Más allá del riesgo sancionador, hay un motivo práctico de mayor peso inmediato: la presión de la cadena de suministro. Cuando las empresas de mayor facturación queden obligadas, van a exigir a sus proveedores capacidad para emitir y recibir facturas estructuradas, con independencia de que el plazo legal de esos proveedores sea posterior. En la práctica, muchas pymes se verán obligadas antes por sus clientes que por el calendario normativo.
Ese efecto arrastre es la razón principal por la que conviene anticiparse: no por temor a la sanción, sino porque no poder facturar en el formato que exige un cliente relevante es un problema comercial inmediato.
¿Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria?
Una hoja de ruta ordenada para la factura electrónica obligatoria, empezando por lo que no depende de que el reglamento esté aprobado.
Revisar el software de facturación. Es el primer paso y el que más plazo consume. Hay que preguntar al proveedor, por escrito, si la solución emitirá y recibirá factura electrónica en formato estructurado, si gestionará los estados y en qué plazo estará disponible esa funcionalidad. Si la respuesta es imprecisa, conviene valorar alternativas con tiempo.
Depurar los datos maestros. Es la tarea menos visible y la que más incidencias evita. Denominaciones sociales correctas, identificación fiscal validada, domicilios completos y datos de contacto actualizados de clientes y proveedores. Una factura estructurada con un dato erróneo se rechaza automáticamente, mientras que un PDF con el mismo error pasaba desapercibido.
Revisar el catálogo y la codificación. Descripciones normalizadas de productos y servicios, unidades de medida coherentes y tipos impositivos correctamente asignados.
Definir el proceso de recepción. Es la parte que más empresas descuidan, porque piensan solo en emitir. Hay que decidir quién valida las facturas recibidas, con qué criterio se aceptan o rechazan, en qué plazo y quién comunica el estado.
Definir el proceso de comunicación de pagos, que exige coordinación entre administración y tesorería, porque el estado de pago efectivo depende de cuándo se ejecuta el pago y no de cuándo se aprueba.
Formar al equipo administrativo, que es quien va a convivir con el cambio a diario.
Hablar con clientes y proveedores clave, para conocer sus plazos y sus plataformas y evitar sorpresas de interoperabilidad.
Conservar y archivar conforme a los plazos exigidos, garantizando además el acceso del destinatario durante el periodo previsto.
¿Qué ventajas tiene más allá del cumplimiento?
Merece la pena señalarlo porque cambia la forma de abordar el proyecto de factura electrónica: enfocarlo solo como una obligación lleva a la solución mínima, y esta es una de esas normas cuyo cumplimiento bien planteado deja beneficios reales.
Reducción de errores. La transcripción manual de facturas recibidas es una fuente constante de errores en importes, fechas y códigos. Un dato estructurado se integra sin reescribirse.
Ahorro de tiempo administrativo. El registro contable de facturas de proveedor, la conciliación con pedidos y albaranes y el archivo dejan de ser tareas manuales.
Menor coste de gestión documental, sin impresión, envío postal ni archivo físico.
Mejor control del circuito de aprobación, con trazabilidad de quién validó qué y cuándo.
Información real sobre plazos de cobro y pago, que es una métrica de tesorería que muchas empresas manejan hoy de forma aproximada y que pasa a estar disponible con precisión.
Posición más sólida ante la morosidad, con un registro objetivo de fechas que respalda cualquier reclamación.
Ese último punto conecta con la finalidad de la norma. La factura electrónica obligatoria entre empresas se concibió como un instrumento contra la morosidad comercial, un problema que afecta de forma especialmente severa a las pymes, para las que un aplazamiento sistemático de cobros se traduce en tensiones de tesorería y en necesidad de financiación.
¿Cómo afecta la factura electrónica obligatoria a autónomos?
Merece un apartado propio porque es el colectivo con más dudas sobre la factura electrónica obligatoria y con menos recursos para afrontar el cambio.
La obligación alcanza también a autónomos y microempresas, sin excepción por volumen. Lo que cambia es el plazo: son los últimos en incorporarse, con el periodo más largo desde la aprobación del reglamento.
Para quien emite pocas facturas al mes, la preocupación razonable es el coste. Aquí resulta especialmente relevante la previsión de una solución pública de facturación electrónica, concebida precisamente para quienes no dispongan de medios propios, y que permitirá emitir, recibir y consultar facturas sin necesidad de contratar una plataforma de mercado.
Dicho eso, para un autónomo con actividad continuada suele compensar una solución que integre facturación y contabilidad, porque el ahorro de tiempo administrativo excede el coste de la herramienta.
Hay además un punto que conviene aclarar: la obligación se refiere a las operaciones con otros empresarios y profesionales. Las operaciones con consumidores finales tienen su propio régimen y no quedan sujetas a esta obligación de intercambio estructurado, sin perjuicio de las obligaciones generales de facturación y de los requisitos aplicables a los sistemas informáticos empleados.
Para quien esté en fase de constitución o de cambio de estructura, este es un buen momento para plantear el conjunto: dar de alta la actividad con un sistema de facturación ya adaptado evita migrar más adelante. En ese contexto, resolver a la vez el domicilio profesional y la gestión de correspondencia con un servicio de domiciliación de empresas simplifica bastante la puesta en marcha, especialmente para quien trabaja sin oficina física y necesita una dirección profesional donde recibir notificaciones.
¿Qué errores conviene evitar?
Un repaso a los que más se repiten en proyectos de adaptación a la factura electrónica.
Esperar a la fecha límite. La adaptación no es solo tecnológica: implica depurar datos, revisar procesos y formar al equipo. Las empresas que lo abordan con margen lo hacen ordenadamente; las que esperan, con incidencias.
Pensar solo en emitir. La recepción y el procesamiento de factura electrónica de proveedores es, en muchas organizaciones, la parte más compleja, y la que más se descuida en la planificación.
Confundir la factura electrónica B2B con las demás obligaciones. Cumplir con la facturación a la Administración o tener un programa conforme a los requisitos tributarios no equivale a estar preparado para el B2B.
Asumir que el proveedor de software lo resolverá solo. Conviene pedir por escrito el compromiso de disponibilidad de las funcionalidades y su plazo.
No depurar los datos maestros, que es la causa número uno de rechazos automáticos en los primeros meses.
Ignorar el proceso de comunicación de estados, que es donde la norma introduce carga de trabajo nueva y donde no basta con una solución técnica sin un responsable asignado.
No coordinarse con clientes grandes, que pueden exigir capacidad de facturación estructurada antes de que llegue el plazo legal propio.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Un PDF enviado por email es una factura electrónica? No a efectos de esta normativa. Una factura electrónica es un fichero con datos estructurados que el sistema del receptor puede leer, validar e integrar automáticamente. Un PDF es una imagen del documento: legible para una persona pero no procesable de forma automática, y no permite el registro de estados ni la interoperabilidad exigida.
¿Afecta también a los autónomos? Sí. La obligación alcanza a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios y profesionales, sin excepción por volumen de facturación. Lo que varía es el plazo: los autónomos y microempresas disponen del periodo más largo desde la aprobación del reglamento.
¿Desde cuándo es exigible exactamente? Los plazos se cuentan desde la aprobación del desarrollo reglamentario: un año para quienes facturen más de ocho millones de euros anuales y dos años para el resto. Como la tramitación del reglamento se ha prolongado, conviene verificar el estado actualizado en fuentes oficiales antes de fijar un calendario interno.
¿Es lo mismo que Verifactu o que el SII? No. Son obligaciones distintas con normativas y calendarios propios. Los requisitos de los sistemas informáticos de facturación afectan al software que se utiliza; el SII regula la llevanza de libros registro de IVA para determinados perfiles; y la factura electrónica B2B regula el formato, la interoperabilidad y los estados en la relación entre empresas.
¿Qué sanción hay por no cumplir? La ley contempla multa de hasta diez mil euros para las empresas que no ofrezcan la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso a quienes dejaron de ser clientes. A ello se suman las consecuencias del incumplimiento de las obligaciones tributarias asociadas, con su propio régimen.
¿Tengo que informar cuándo pago una factura? Sí. El destinatario queda obligado a comunicar al emisor determinados estados, entre ellos la aceptación o rechazo y la fecha del pago efectivo. Es la pieza que convierte la norma en un instrumento de medición de la morosidad, y exige tener definido internamente quién comunica esos estados y con qué plazo.
