Una sala de juntas es un espacio utilizado para reuniones de negocio o entre miembros de una misma empresa. Se trata de un espacio multiuso donde se pueden celebrar desde ponencias, reuniones trimestrales, Juntas Generales o Extraordinarias, cursos de formación o presentaciones.
Es habitual externalizar la sala de juntas cuando una reunión cuenta con numerosos participantes. De esta forma, evitan ruidos, tránsito de personas innecesario en la oficina o espacio de trabajo y suponen un ahorro de costes.
¿Qué debería tener una sala de juntas?
Aunque dependerá del tipo de reunión, presentación o evento, las salas de juntas deben incorporar como mínimo:
- Mobiliario ergonómico. Mesas imperiales, en escuela o en U.
- Decoración.
- Buena conexión a Internet.
- Equipos adecuados para una presentación. Televisión, pizarra, proyecto o portátiles, dependiendo del tipo de reunión o presentación.
- Sistema de altavoces y micrófonos si va a haber un gran número de participantes.
- Material de oficina. Cuadernos, bolígrafos, buena disposición de enchufes, adaptadores.
- Sistema de videoconferencia. En caso de reunión semipresencial, es clave contar con el sistema adecuado.
- Servicios complementarios. Fotocopias de última hora, soporte técnico en caso de fallo o catering en caso de alargarse son detalles que marcan la diferencia en una reunión importante.
¿Cómo preparar una sala de juntas?
Imaginémonos que vamos a organizar una reunión anual de empresa, formada por 10 socios. Como norma general, en este tipo de reuniones, los socios evalúan los resultados obtenidos ese año y establecen las metas para el año próximo.
En una reunión de este tipo, una sala de juntas debe contar con un espacio amplio, una mesa imperial o en U, sillas ergonómicas, televisión, pizarra, proyector, conexión de alta velocidad y una decoración minimalista (que adorne el área de reunión pero tampoco distraiga).
A esto se puede sumar material de oficina, cuadernos de bienvenida, agua y, si la reunión va a durar varias horas, se puede organizar un coffee-break para los miembros de la empresa.
En el Centro de Negocios Ibercenter ofrecemos salas de juntas y reuniones de todo tipo, dependiendo de las necesidades de la empresa. Gracias a nuestros espacios flexibles, podrás alquilar tu sala de juntas el tiempo que vayas a utilizarla: por horas, días o semanas.
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