La gestion du temps au travail est un processus de planification et de contrôle du temps consacré à des tâches spécifiques dans le but d’améliorer la productivité et l’efficacité.
Le temps est l’atout le plus précieux que nous ayons. Avec une bonne gestion du temps au travail, les objectifs de l’entreprise seront atteints et le travailleur aura du temps à passer avec sa famille et ses amis.
Cependant, comment améliorer la gestion du temps au travail ?
Il existe différentes causes d’une mauvaise gestion du temps. En plus des distractions externes, telles que l’utilisation des réseaux sociaux au travail, les e-mails continus, les notifications constantes sur le téléphone et l’utilisation d’autres applications de communication, nous devons ajouter d’autres causes, telles que:
- Trop de charge de travail
- Mauvaise répartition des tâches.
- Manque d’objectifs.
- Mauvaise planification de la part de l’entreprise ou du travailleur.
- Échec à établir des priorités.
- Ne pas savoir déléguer des tâches.
Cette situation a été aggravée par la pandémie de coronavirus et le travail à distance, qui a entraîné une détérioration de la santé mentale des travailleurs et affecte donc leurs performances et leur productivité.
Deux personnes sur trois qui étaient en télétravail pendant le confinement ont vu leurs performances au travail affectées, selon l’enquête sur la situation, l’évaluation et la perception liée au COVID-19 réalisée par le Groupe de recherche sur les processus électoraux et l’opinion publique de l’Université de Valence.
Ainsi, chez Ibercenter, nous allons partager des clés pour améliorer la gestion du temps au travail.
1. Définir les buts et les objectifs
Des objectifs clairs, définis et limités dans le temps. Et c’est là que les problèmes commencent : beaucoup de gens passent la plupart de leur temps à résoudre des problèmes relativement mineurs.
Au lieu de cela, nous devons nous concentrer sur quelques activités, mais d’une importance vitale. Cela peut être basé sur la loi de Pareto, selon laquelle 20 % du temps et de l’énergie utilisés correctement nous donnent 80 % du résultat.
Vous devez donc établir comme objectifs prioritaires les actions qui auront le plus d’impact sur le projet. Trello est un outil fantastique qui vous aidera à gérer des projets et à améliorer votre productivité.
2. Prévoyez d’améliorer votre gestion du temps
Si vous passez 8 minutes à préparer votre travail quotidien et que vous le faites de manière cohérente, vous pouvez gagner une heure de temps pour l’essentiel chaque jour.
Il existe différentes méthodes, mais nous utilisons la méthode Alpen : notez les tâches, les activités, les affaires inachevées de la veille, les sujets récurrents sur une feuille de papier ou dans une application et, à côté, le temps que vous devrez consacrer à ces tâches. Incluez également le temps supplémentaire que la tâche pourrait nécessiter.
Une application simple pour organiser les tâches quotidiennes est TickTick (disponible pour Android et IOS) qui vous permet de créer des listes pour chacun d’entre eux : travail, maison, courses…
3. Concentrez-vous sur une seule tâche
Peter Drucker a dit : « Il vaut mieux faire le vrai travail que de le faire vraiment ». Souvent, nous essayons de faire trop de choses à la fois et nous risquons de nous perdre dans le mélange« .
Concentrez-vous sur une seule tâche pendant un certain temps. Une condition préalable essentielle à cet égard est d’établir des priorités claires et définies, comme décrit ci-dessus.
La concentration maximale est comprise entre 25 et 60 minutes. Faites des pauses et concentrez-vous sur une seule tâche.
4. Positivité
Le succès dépend, en partie, de vos propres pensées, de votre humeur et des sentiments que vous éprouvez tous les jours. Par conséquent, l’une des clés pour améliorer la gestion du temps et faire du bon travail est de penser et d’agir de manière positive.
Si vous pensez que vous ne parviendrez pas à terminer une tâche tous les jours, vous tomberez inévitablement dans votre propre complot. Gardez une attitude positive au quotidien en faisant une activité autre que votre travail habituel (sport, famille, loisir, etc.) ou en effectuant une tâche au travail qui vous satisfait.
5. Soyez conscient de votre courbe de performance
Les performances personnelles sont soumises à certaines fluctuations au cours de la journée. Ceux-ci varient en fonction de facteurs tels que la santé et les habitudes alimentaires ou les caractéristiques personnelles et influencent notre gestion du temps.
En règle générale, cependant, le plus haut niveau de performance est atteint le matin. Ce niveau ne sera plus atteint au cours de la journée. Par conséquent, il est préférable d’effectuer une tâche compliquée et difficile le matin.
Il n’est pas non plus conseillé de travailler longtemps et intensivement, car les performances chuteront. Faites des pauses, non pas comme une perte de temps, mais comme une recharge d’énergie. Une pause de 10 minutes est le moment optimal pour se ressourcer.
6. Ne vous laissez pas distraire au travail
L’utilisation des téléphones portables perturbe notre concentration et notre productivité. De même, regarder constamment son téléphone, que ce soit pour consulter ses messages ou les réseaux sociaux, génère plus d’anxiété. Un outil simple qui nous dira combien de temps nous perdons est Rescue Time, qui nous montrera combien d’heures nous avons vraiment été productifs et combien de temps nous avons perdu.
Une autre option consiste à effectuer des tâches dans des espaces exempts de distractions, comme un bureau ou un salon, où vos performances s’amélioreront considérablement par rapport au télétravail.
7. Méfiez-vous des voleurs de temps
Souvent, nous ne sommes pas responsables de la perte de temps au travail, mais plutôt d’agents externes qui nous amènent à accumuler des tâches définies et organisées dans notre journée. Parmi les principaux voleurs de temps figurent les réunions, les files d’attente, les e-mails ou les interruptions.
Essayez de les éradiquer de votre routine afin de ne pas diminuer vos performances. Par exemple, dans le cas de réunions, déterminez si votre intervention va être indispensable. Dans le cas contraire, votre présence pourrait ne pas être requise.
8. Apprenez à vous déconnecter
Parfois, le plus gros problème pour les travailleurs ou les entrepreneurs est de ne pas savoir comment se déconnecter et d’emporter son travail avec lui partout où l’on va. Règle d’or pour améliorer la gestion du temps : se déconnecter ne nous rend pas irresponsables. En fait, cela nous permet d’être plus performants lorsque nous faisons notre travail.
Alors, réunissez-vous avec votre famille et vos amis, faites une activité agréable ou planifiez un voyage ou une escapade. Cela vous aidera à être plus productif au travail.
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