Bonjour chefs d’entreprise, PME en croissance et entrepreneurs audacieux ! Êtes-vous prêt à démystifier l’un des développements fiscaux les plus importants des prochaines années ? Si le mot « fiscal » vous donne déjà des sueurs froides, ne vous inquiétez pas ! Aujourd’hui, nous allons parler de Verifactu, mais d’une manière que vous trouverez utile, compréhensible et, promis, même un peu amusante.
Car oui, même les sujets les plus arides peuvent y trouver leur étincelle, surtout quand on découvre qu’il existe des solutions qui permettent de rester concentré sur ce qui compte vraiment : faire croître votre entreprise.
Chez Ibercenter, nous savons que votre temps est précieux et que la gestion de bureau, la technologie et, bien sûr, les réglementations fiscales, peuvent consommer des ressources précieuses. C’est pourquoi nous sommes passionnés par l’idée de vous offrir un environnement de travail qui vous libère de ces soucis. Et aujourd’hui, en plongeant dans l’ univers Verifaci, vous verrez comment nos espaces de travail flexibles sont conçus pour être votre meilleur allié.
Verifactu : Qu’est-ce que c’est et pourquoi devrais-je m’en soucier ?
Commençons par le début. Vous avez sûrement entendu parler du « Kit Numérique », de la Loi « Créer et Grandir », ou encore du fameux « TicketBAI » au Pays Basque. Eh bien, Verifactu est l’évolution, la réponse à la nécessité de moderniser et de numériser les relations entre les entreprises et l’Agence fiscale.
Verifactu est le nom familier (le nom officiel est « Système de facturation qui garantit l’intégrité, la conservation, l’accessibilité, la lisibilité, la traçabilité et l’inaltérabilité des registres de facturation ») donné au système par lequel les entreprises et les travailleurs indépendants doivent envoyer leurs enregistrements de facturation presque immédiatement à l’Agence fiscale. Son objectif principal est d’assurer la traçabilité et l’inaltérabilité de toutes les transactions commerciales. En d’autres termes, chaque fois que vous émettez une facture, ces informations seront transmises directement et en toute sécurité au Trésor.
Traduit en langage clair : lorsqu’une entreprise émet une facture, il ne suffit plus qu’elle soit « correcte » pour le client ; le système doit s’assurer que cette facture n’est pas modifiable, qu’elle est enregistrée, qu’elle dispose d’un code d’identification (par exemple un QR), et que l’administration (l’Agence fiscale – AEAT) peut, le cas échéant, accéder à cette facture ou la vérifier.
C’est comme si vous aviez un notaire numérique pour chacune de vos factures. Ce système vise à fermer les portes aux pratiques irrégulières et à garantir que toutes les opérations sont déclarées de manière transparente. Cela ressemble à de la science-fiction ? Pas du tout! C’est la réalité qui se rapproche et qui affectera la grande majorité des entreprises en Espagne.
Pourquoi ce changement ?
La numérisation est un outil puissant, et les administrations publiques l’adoptent pour être plus efficaces. Avec Verifactu, l’Agence fiscale poursuit plusieurs objectifs :
- Lutter contre la fraude fiscale : Avoir un accès en temps réel aux relevés de facturation rend extrêmement difficile l’émission de « factures en B », la dissimulation de revenus ou la manipulation de données.
- Moderniser l’administration : Le processus d’examen et d’audit est accéléré, ce qui rend la gestion financière plus agile et moins bureaucratique (bien qu’à première vue, cela puisse sembler le contraire).
- Égalité des conditions : l’objectif est que tous les contribuables respectent les mêmes règles, en créant un environnement concurrentiel plus équitable pour toutes les entreprises.
- Adaptation à l’Europe : l’Espagne s’aligne sur d’autres pays européens qui disposent déjà de systèmes similaires de facturation électronique et de rapports instantanés.
En bref, Verifactu est un pas de plus vers une économie plus transparente et numérique. Et bien que chaque changement génère une certaine résistance, la clé est de se préparer et de s’adapter.
Entrée en vigueur de Verifactu : marquez votre calendrier !
C’est là que les choses deviennent sérieuses et il est crucial d’y prêter attention, en particulier pour les dirigeants d’entreprise ou les multinationales en croissance, qui atterrissent à Madrid et ont besoin de tout avoir sous contrôle dès le premier jour.
Bien que la loi anti-fraude ait été publiée en 2021, la mise en œuvre de Verifactu a fait l’objet d’un processus de développement et de réglementation. La date clé que vous devez garder à l’esprit est le 1er janvier 2026. À partir de ce moment-là, la plupart des contribuables seront tenus d’utiliser un logiciel de facturation qui répond aux exigences techniques de Verifactu.
Cela signifie qu’il n’y a pas de temps à perdre. Les entreprises doivent évaluer leurs systèmes actuels, déterminer s’ils sont conformes ou s’ils doivent être mis à jour, et même former leur personnel. C’est un processus qui nécessite une planification et une exécution sans faille pour éviter les sanctions.
Qui est concerné par Verifactu ? Est-ce que je serai sur la liste ?
La réponse courte est : probablement oui. Verifactu affectera la grande majorité des entreprises et des travailleurs indépendants qui émettent des factures pour la vente de biens ou la prestation de services. Cela comprend :
- Indépendants et professionnels individuels : Si vous êtes indépendant, consultant, designer, etc., vos factures doivent être conformes au système. Ana, notre entrepreneuse créative et nomade numérique, c’est pour vous !
- Petites et moyennes entreprises (PME) : Du magasin de quartier à la startup technologique, toutes les PME devront adapter leurs systèmes.
- Grandes entreprises : Bien que beaucoup d’entre elles aient déjà mis en place des systèmes robustes, elles devront s’assurer que leurs programmes de facturation sont conformes aux nouvelles exigences en matière d’inaltérabilité et d’expédition.
- Entreprises en cours d’expansion ou de création : Si vous envisagez de créer une entreprise ou d’agrandir votre entreprise en Espagne, vous devrez naître avec cette réglementation intégrée dans votre modèle de facturation.
Exceptions (très rares) : Actuellement, les seules exceptions notables sont les entreprises qui sont déjà sous le régime de la fourniture immédiate d’informations (SII), qui sont principalement de grandes entreprises ayant un chiffre d’affaires supérieur à 6 millions d’euros, ou celles qui ont volontairement opté pour ce système. Pour le reste, Verifactu sera la norme.
Comment fonctionne un logiciel Verificac ?
Pour vous conformer à Verifactu, vous aurez besoin d’un logiciel de facturation capable de :
- Générer un enregistrement inaltérable : Chaque facture émise créera un enregistrement qui ne pourra pas être modifié. Cela se fait grâce à des techniques cryptographiques, comme le chaînage des factures (chaque nouvelle facture contient un « hash » ou un code unique de la précédente), garantissant la traçabilité.
- Envoyer l’enregistrement à l’Agence fiscale : Au moment de l’émission ou très peu de temps après, le logiciel doit communiquer ces informations à l’Agence fiscale.
- Émettre un code QR ou « VeriFactu ID » : Les factures générées doivent comporter un code QR ou un identifiant unique qui permet à l’administration fiscale de vérifier l’authenticité et l’enregistrement de la facture. Cela facilite la vérification pour les inspecteurs ou même les clients.
Plus important encore, votre système de facturation doit être approuvé et certifié. Ce n’est pas n’importe quel programme qui fera l’affaire ; il devra se conformer aux spécifications techniques publiées par l’Agence fiscale. C’est là que de nombreuses entreprises auront besoin de l’aide de leurs fournisseurs de logiciels ou de consultants spécialisés.
Les « Pain Points » que Verifactu peut générer (et comment Ibercenter les résout).
Nous comprenons que tout cela peut sembler écrasant. C’est pourquoi, chez Ibercenter, nous avons écouté vos préoccupations et nous savons qu’une réglementation comme Verifactu peut générer plusieurs « points de douleur » :
- Investissement dans les logiciels et le matériel : l’acquisition ou la mise à niveau de logiciels conformes à Verifactu peut représenter un coût important, en particulier pour les PME et les startups.
- Manque de confidentialité et de sécurité : mes données sont-elles sécurisées ? Les informations de ma facture sont-elles confidentielles ? L’inquiétude concernant la sécurité informatique est réelle.
- Gestion et maintenance de l’infrastructure technologique : Qui est en charge de s’assurer que tout fonctionne, mises à jour, sauvegardes…
- Besoin d’un environnement professionnel et représentatif : Si vous êtes une entreprise en croissance ou un dirigeant d’entreprise, vous avez besoin d’un endroit où vos systèmes fonctionnent de manière transparente et où votre image professionnelle n’est pas compromise.
C’est là qu‘Ibercenter entre en jeu en tant que partenaire stratégique.
Ibercenter et Verifactu : la synergie parfaite pour votre tranquillité.
Chez Ibercenter, notre modèle d’affaires est conçu pour vous offrir un service « tout compris » qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, vous libérant ainsi des complexités de la gestion d’un bureau traditionnel. Et cela s’aligne parfaitement avec les défis présentés par Verifactu.
1. Infrastructure technologique haut de gamme et connectivité irréprochable : Nos bureaux privés et salles de réunion à Azca, Gran Vía et Velázquez sont équipés des dernières technologies et d’une connectivité Internet haut débit et d’une sécurité maximale. C’est crucial pour Verifactu. Un système qui nécessite l’envoi quasi instantané de données à l’administration fiscale ne peut pas se permettre des pertes de connexion ou des réseaux non sécurisés, en voici des exemples clairs :
- Imaginez conclure une affaire importante dans l’une de nos salles de réunion, générer la facture instantanément et demander au logiciel de l’envoyer à l’IRS sans un seul clignement des yeux. Pas de soucis pour le réseau, pas de problèmes de sécurité. Vous vous concentrez sur l’entreprise, pas sur l’infrastructure.
- Si vous venez dans la capitale pour faire des affaires, lorsque vous atterrissez à Madrid, vous avez besoin d’un fonctionnement sans heurts dès le premier jour. Nos bureaux équipés vous fournissent cette base technologique solide, prête à intégrer votre logiciel Verifactu sans avoir à investir dans le câblage, les serveurs ou votre propre informatique.
2. Protection de la vie privée et confidentialité dans un environnement d’entreprise de haut niveau
Verifactu gère les données sensibles. Vous avez besoin d’un espace où vous pouvez traiter ces informations en toute confidentialité. Nos bureaux privatifs offrent l’environnement discret et professionnel qu’exige la gestion fiscale, voyons comment cela fonctionne :
- Votre bureau privé à Ibercenter vous garantit la confidentialité nécessaire au traitement des informations fiscales sensibles. Il n’y a pas de regards indiscrets, pas de risques de sécurité liés au réseau partagé avec des inconnus. C’est votre espace, votre intimité.
- Si votre entreprise gère des informations hautement confidentielles. En choisissant Ibercenter, vous vous assurez un environnement où la sécurité des données est une priorité, tant dans vos bureaux que dans nos salles de réunion de direction.
3. Flexibilité et évolutivité pour s’adapter au changement
Les règlements changent, les équipes grandissent ou rétrécissent. La flexibilité est la clé. Nos contrats « tout compris » vous permettent d’adapter votre espace de travail à vos besoins, sans être lié à des locations longues ou à de gros investissements initiaux en mobilier et technologie, pour montrer un bouton :
- Si Verifactu peut sembler être un sujet lointain pour l’esprit d’un nomade numérique, c’est une réalité. Nos bureaux modernes et flexibles à Gran Vía, Azca ou Velázquez vous offrent le point d’ancrage idéal pour gérer votre facturation de manière professionnelle, avec la possibilité d’un bureau privé à l’heure ou à la journée, si vous en avez besoin, et toujours avec la garantie d’une connexion fiable pour vos opérations.
- Si votre entreprise connaît une croissance exponentielle et que vous avez besoin de plus d’espace pour une équipe qui gère la facturation ou la comptabilité, chez Ibercenter, nous pouvons rapidement vous faire évoluer vers un bureau plus grand. Si vous décidez d’externaliser ces services, votre espace sera toujours idéal pour des rencontres avec vos conseillers.
4. Des services supplémentaires qui font la différenceNous offrons des services tels que la location d’ordinateurs, le soutien administratif et l’accès à du matériel d’impression professionnel. Cela signifie que si vous avez besoin d’un équipement de pointe supplémentaire pour votre logiciel Verifaci, vous l’avez à votre disposition. Et notre personnel d’assistance peut vous aider en cas d’imprévus techniques qui pourraient survenir (bien que nous ne soyons pas des techniciens fiscaux, nous veillons à ce que votre environnement de travail soit impeccable).
5. Emplacement stratégique à MadridAzca, Gran Vía et Velázquez. Ce ne sont pas seulement des adresses, ce sont des centres névralgiques d’affaires et de transport à Madrid. Pour des rendez-vous avec des conseillers fiscaux, des clients ou pour le confort de votre équipe, l’accessibilité est imbattable.
- Un emplacement à Azca ou Velázquez vous place dans le cœur financier ou commercial, idéal pour votre profil d’entreprise et pour les réunions importantes.
- S’installer à Gran Vía, Azca ou Velázquez est une déclaration d’intention. Il est synonyme de professionnalisme et d’accessibilité, clés pour toute entreprise qui cherche à se positionner à Madrid.
Ibercenter est conforme à la norme Verifactu (et nous le faisons avec le sourire !).
En tant qu’entreprise qui offre des services à d’autres entreprises, chez Ibercenter, nous sommes bien sûr au courant de la réglementation Verifactu et de son entrée en vigueur. Nous travaillons déjà avec nos fournisseurs de logiciels pour nous assurer que nos propres systèmes de facturation sont conformes à toutes les exigences techniques et légales. De cette façon, lorsque vous louez un bureau avec nous, une salle de réunion ou tout autre service supplémentaire, vous pouvez être sûr que la facture que vous recevez d’Ibercenter est 100 % compatible avec Verifactu.
Non seulement nous vous offrons l’espace idéal pour vous conformer à la réglementation, mais nous sommes nous-mêmes un exemple de la façon dont une entreprise s’adapte et se modernise pour se conformer à la loi, toujours avec un maximum d’efficacité et de transparence.
Quelques derniers conseils avant de se dire au revoir
- Auditez votre logiciel actuel : parlez-en à votre fournisseur d’ERP ou de logiciel de facturation. Travaille-t-il déjà à s’adapter à Verifactu ? Proposera-t-il une mise à niveau ou aurez-vous besoin d’un nouveau système ?
- Consultez votre conseiller fiscal : il est votre meilleur allié pour comprendre les détails spécifiques qui s’appliquent à votre type d’entreprise et pour assurer une transition en douceur.
- Formez votre équipe : si le processus de facturation change, votre équipe doit être formée. Un bon plan d’entraînement évitera les erreurs et les frustrations.
- Tenez compte de l’environnement de travail : votre bureau actuel vous offre-t-il la sécurité, la connectivité et la flexibilité nécessaires à cette nouvelle ère fiscale ? Si la réponse est « non » ou « je ne suis pas sûr », il est temps d’explorer les options.
Conclusion : L’opportunité de transformer un défi en avantage.
Verifactu n’est pas seulement une obligation, c’est une opportunité. L’occasion de moderniser votre gestion, de gagner en efficacité et d’opérer dans un environnement plus transparent. Et avec Ibercenter, vous avez le partenaire idéal pour affronter cette transition sans aucune surprise.
Imaginez un avenir où la gestion financière n’est pas un fardeau, mais un processus fluide et automatisé, soutenu par une infrastructure de classe mondiale. Un avenir où vos bureaux à Madrid ne reflètent pas seulement le professionnalisme, mais sont aussi un rempart technologique et sécuritaire. Cet avenir, c’est ce que nous vous offrons chez Ibercenter.
Venez nous rencontrer à Azca, Gran Vía ou Velázquez. Découvrez comment nos espaces flexibles tout compris peuvent être la solution ultime pour votre entreprise, vous permettant non seulement de vous conformer à Verifactu, mais aussi de prospérer dans la nouvelle ère numérique.
Parce que chez Ibercenter, nous voulons que vous vous souciiez de la croissance de votre entreprise. Nous nous occupons du bureau et de la technologie !
