Registro horario digital obligatorio: cómo cumplir sin líos

Actualizado a 12 de agosto de 2026. El real decreto que regula el registro horario digital sigue sin publicarse en el BOE. Aquí distinguimos con precisión lo que ya te obliga de lo que todavía está en tramitación, con las fuentes oficiales enlazadas.

TL;DR

El registro horario digital es el sistema por el que una empresa documenta la jornada diaria de cada trabajador mediante medios electrónicos trazables e inalterables, accesibles de forma remota para la Inspección de Trabajo. Su obligatoriedad depende de un real decreto que, a fecha de agosto de 2026, aún no se ha publicado en el BOE. Ahora bien, aquí está la parte que más empresas confunden y que más caro sale: registrar la jornada ya es obligatorio desde 2019, con independencia de que el formato sea digital o no. Lo que está pendiente de aprobación es cómo hay que registrarla, no si hay que hacerlo. Y no hacerlo es una infracción grave con multas de hasta 7.500 euros.

¿Qué obliga hoy la ley y desde cuándo?

La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE el 12 de marzo de 2019 y en vigor desde el día siguiente. Esa norma añadió un apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, y es el que sigue vigente hoy.

El texto es breve y bastante exigente. La empresa debe garantizar "el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora". Conviene detenerse en dos palabras: diario y concreto. No vale un cómputo semanal ni una declaración genérica de que se cumple el horario del contrato; hay que consignar la hora a la que cada persona empieza y termina, cada día.

La misma norma añade el requisito de conservación: "La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social." Cuatro años de archivo, accesible a tres destinatarios distintos. Este es, en la práctica, el punto donde fallan más empresas: llevan el registro, pero no lo conservan de forma que puedan exhibirlo cuando se lo piden.

¿Qué debe contener el registro y quién decide cómo se organiza?

El apartado 9 del artículo 34 tiene un segundo párrafo que se cita mucho menos que el primero y que resuelve buena parte de las dudas prácticas. Dice así: "Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada."

Esa frase establece un orden de prelación que conviene respetar. Si el convenio colectivo aplicable regula cómo se organiza el registro, manda el convenio. Si no lo hace pero existe un acuerdo de empresa, manda el acuerdo. Y solo en defecto de ambos puede decidirlo la empresa por sí sola, con un requisito que se pasa por alto con frecuencia: consulta previa a los representantes legales de los trabajadores, donde los haya. Implantar un sistema de fichaje por decisión unilateral, existiendo representación legal y sin haberla consultado, es un defecto de procedimiento perfectamente reprochable, por muy bueno que sea el software elegido.

En cuanto al contenido mínimo, la ley pide el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona, cada día. Sobre si hay que registrar además las pausas —el café, la comida, las salidas puntuales—, el precepto no lo impone de forma expresa, y por eso la respuesta honesta es que depende: si el convenio o el acuerdo de empresa lo exigen, hay que hacerlo, y en la práctica registrarlas suele ser aconsejable cuando existen interrupciones significativas que no computan como tiempo de trabajo efectivo. Es exactamente el tipo de decisión que debe fijarse en ese acuerdo, y no improvisarse, porque de ella depende que el registro refleje jornada efectiva y no simple permanencia.

¿Qué es exactamente el registro horario digital y en qué se diferencia?

Lo que el Real Decreto-ley 8/2019 no dice es en qué soporte hay que llevar el registro. Esa indefinición es deliberada y ha permitido durante estos años que convivan hojas de firma en papel, hojas de cálculo, aplicaciones móviles, tornos y sistemas biométricos. Todos son válidos hoy, siempre que cumplan los requisitos de contenido y conservación.

El registro horario digital que prepara el Ministerio de Trabajo elimina esa libertad de formato. Según el texto en tramitación, obligaría a que el registro se lleve por medios electrónicos con tres características: trazable (que permita reconstruir quién anotó qué y cuándo), inalterable (que no pueda modificarse a posteriori sin dejar rastro) y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo, sin necesidad de personarse en la empresa.

Ese tercer requisito es el que más cambia las reglas del juego, y merece la pena entenderlo bien. Hoy, la Inspección tiene que solicitar los registros y la empresa dispone de un margen para reunirlos y aportarlos. Con acceso remoto, la comprobación pasa a ser inmediata y continua. No es una diferencia de trámite: es una diferencia de exposición. Un registro que hoy se "ordena" cuando llega el requerimiento tendría que estar permanentemente en orden.

¿En qué punto está el real decreto?

Aquí es donde conviene ser preciso, porque circula mucha información contradictoria y bastantes proveedores de software tienen incentivos para presentar como inminente lo que no lo es. El real decreto no está publicado en el BOE y, por tanto, sus obligaciones no son exigibles.

La tramitación ha sido accidentada. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026, planteando objeciones de fondo: cuestionó la memoria económica del proyecto —que cifraba el coste medio en torno a 55 euros por trabajador y año—, señaló que algunas de las obligaciones previstas requerirían rango de ley en lugar de norma reglamentaria, y expresó reservas sobre su encaje con la normativa de protección de datos. No son reparos menores de redacción: apuntan a la propia arquitectura jurídica del texto.

Tras ese dictamen, el 24 de julio de 2026 los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación a septiembre de 2026 para reelaborar el texto e incorporar las objeciones. Lo razonable es esperar que, cuando finalmente se apruebe, incluya un periodo de adaptación —se ha manejado la idea de plazos diferenciados, más cortos para grandes empresas y más holgados para pymes—, pero insistimos en que eso todavía no está fijado y cualquier fecha concreta que leas hoy es una previsión, no un plazo oficial.

¿Qué pasa si no registras la jornada?

Esta es la parte que suele reordenar prioridades. No registrar la jornada no es un incumplimiento formal menor: la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social lo tipifica expresamente. Su artículo 7.5 califica como infracción grave "la transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada, trabajo nocturno, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos, vacaciones, permisos, registro de jornada y, en general, el tiempo de trabajo".

Fíjate en que "registro de jornada" aparece nombrado de forma explícita en el listado. No hay que interpretar nada ni encajarlo por analogía en otro supuesto: está literalmente ahí.

Las cuantías de las infracciones graves están en el artículo 40.1.b) de esa misma ley, en la redacción vigente desde el 1 de octubre de 2021: multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 euros en grado medio y de 3.751 a 7.500 euros en grado máximo. El grado concreto depende de las circunstancias que aprecie la Inspección.

	Hoy (agosto 2026)	Con el real decreto aprobado
¿Hay que registrar la jornada?	Sí, desde marzo de 2019	Sí
Formato	Libre: papel, hoja de cálculo o software	Solo electrónico
Requisitos técnicos	Contenido y conservación	Trazable, inalterable e interoperable
Acceso de la Inspección	Previo requerimiento	Remoto y directo
Conservación	4 años	4 años
Incumplimiento	Infracción grave, hasta 7.500 €	Infracción grave

¿Puedo fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?

Si hay un apartado de este artículo que merece leerse con atención es este, porque afecta a empresas que creen estar cumpliendo ejemplarmente y están en la situación contraria. Muchas organizaciones instalaron en su día lectores de huella dactilar convencidas de que era la opción más rigurosa: no se puede prestar el dedo a un compañero, no admite manipulación, parece incontestable. El problema es que ese razonamiento es laboral, y aquí manda otra normativa.

El 23 de noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos publicó su guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, y su criterio es exigente. La huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos que constituyen categoría especial conforme al artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos, es decir, datos cuyo tratamiento está prohibido salvo que concurra alguna de las excepciones tasadas. La AEPD califica su uso para identificación o autenticación como un tratamiento de alto riesgo.

Los dos puntos que más empresas desconocen son estos. Primero: según el criterio de la Agencia, el consentimiento del trabajador no levanta la prohibición, porque en el ámbito laboral existe un desequilibrio entre quien trata los datos y quien los cede que impide considerar ese consentimiento verdaderamente libre. Segundo: para ampararse en la excepción del artículo 9.2.b) del RGPD haría falta una norma con rango de ley que autorice específicamente el uso de datos biométricos con esa finalidad, y la AEPD ha señalado que la normativa española no contiene una habilitación suficientemente específica para el control horario. La consecuencia práctica es que fichar con huella o con la cara, hoy, es una vía problemática. Y no es teórico: la Agencia ya ha impuesto sanciones por control biométrico. Si tu empresa ficha así, la conversación con tu asesoría y con tu responsable de protección de datos es urgente, y es independiente de todo el debate sobre el registro horario digital.

¿Cómo se registran las horas extraordinarias?

El registro de jornada no vive aislado: es la prueba sobre la que se sostiene todo el control del tiempo de trabajo, y en particular el de las horas extraordinarias. El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores lo establece de forma directa: a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el parte correspondiente.

Hay dos obligaciones distintas escondidas en esa frase. Una es el registro diario, que se solapa con la del artículo 34.9. La otra, que se cumple mucho menos, es la totalización periódica y la entrega de una copia del resumen a la persona trabajadora junto con la nómina. Es decir, no basta con que la empresa tenga los datos: hay que devolvérselos a cada persona de forma periódica, de manera que pueda contrastar sus horas.

Conviene subrayar algo que suele malinterpretarse: esta obligación no se activa solo cuando efectivamente se hacen horas extraordinarias. Los tribunales han entendido que el deber de registro del artículo 35.5 opera con independencia de que lleguen a realizarse, precisamente porque el registro es el instrumento que permite saber si se han hecho o no. Una empresa que sostenga que no lleva registro porque en su plantilla nadie hace horas extra está invirtiendo el razonamiento: sin registro, no hay forma de acreditar esa afirmación ni ante la Inspección ni ante un juzgado, y esa falta de prueba tiende a jugar en su contra.

¿Cómo se registra la jornada en trabajo híbrido o desde un centro de negocios?

Esta duda nos llega con mucha frecuencia, porque una parte importante de las empresas que trabajan con nosotros tiene equipos repartidos entre despacho, casa y desplazamientos. La respuesta corta es que la obligación no depende del lugar. Se registra la jornada de la persona trabajadora, trabaje donde trabaje: en la oficina, en su domicilio, en casa de un cliente o en una sala de reuniones alquilada por horas.

Eso descarta de entrada una solución que todavía se ve: el sistema de fichaje anclado exclusivamente a la entrada física del edificio. Un torno en recepción registra el acceso al inmueble, no la jornada laboral, y deja fuera a cualquiera que ese día no pase por allí. Para plantillas híbridas, el registro tiene que poder hacerse desde donde esté cada persona, lo cual empuja de forma natural hacia soluciones digitales aunque todavía no sean obligatorias.

En el Centro de Negocios Ibercenter llevamos más de treinta años trabajando con empresas en Madrid y queremos ser claros sobre nuestro papel: nosotros ponemos el espacio y los servicios —despachos privados en Velázquez 157, AZCA y Gran Vía 6, salas de reuniones por horas, recepción y domiciliación—, no el sistema de fichaje ni el criterio laboral. El registro horario de tu plantilla es responsabilidad de tu empresa y su diseño debe validarlo tu asesoría laboral. Este artículo es divulgativo y no sustituye ese asesoramiento.

¿Cuáles son los errores más frecuentes?

Después de años viendo cómo lo resuelven empresas de todos los tamaños que pasan por nuestras sedes, hay un puñado de fallos que se repiten con una regularidad llamativa. El más común es el registro que se rellena a posteriori: hojas que se completan el viernes con el horario teórico de toda la semana, o al final del mes antes de cerrar nóminas. Ese documento no acredita nada, porque no refleja lo que ocurrió sino lo que debía ocurrir, y cualquier contradicción con otros indicios —correos enviados, accesos, partes de trabajo— lo desmonta.

El segundo es el registro que existe pero no se conserva ni se puede exhibir. Cuatro años es mucho tiempo, y con cambios de software, de proveedor o de persona responsable es habitual que los registros antiguos queden en un sistema al que ya nadie accede o en un ordenador que se sustituyó. La obligación no es solo generar el dato: es conservarlo y tenerlo disponible para la plantilla, sus representantes legales y la Inspección durante todo ese periodo.

El tercero, y el más silencioso, es el registro que se lleva de forma impecable para el personal de oficina y no existe para todos los demás: comerciales que viajan, técnicos que van directamente a casa del cliente, personas en teletrabajo, altos cargos intermedios a los que se da por hecho que "no fichan". La obligación alcanza a toda la plantilla por cuenta ajena, y esos perfiles con jornada difusa son precisamente los que más conflictos generan después, porque son los que acumulan excesos de jornada sin registrar. Añadiríamos un cuarto, más sutil: no haber pactado ni consultado el sistema con la representación legal cuando existe. Un registro correcto en su contenido puede ser igualmente reprochable si se implantó saltándose ese paso.

¿Cómo prepararse sin gastar de más?

Nuestra recomendación de fondo es sencilla: separa lo urgente de lo anunciado. Lo urgente es cumplir la obligación que lleva vigente desde 2019, porque es la que hoy puede sancionarse. Lo anunciado es el formato digital, que llegará con su propio periodo de adaptación y sobre el que todavía no se conocen los requisitos técnicos definitivos.

En la práctica, eso significa empezar por una revisión honesta de tu situación: ¿se registra la jornada de todas las personas, todos los días, con hora concreta de inicio y fin? ¿Se conservan cuatro años? ¿Podrías exhibir los registros de hace tres años si te los pidieran mañana? Si alguna respuesta es no, ahí está el riesgo real, y no depende de ningún real decreto futuro.

Sobre la compra de software, la prudencia aconseja no precipitarse. El texto ha cambiado ya varias veces y el dictamen del Consejo de Estado obliga a reelaborarlo, de modo que los requisitos técnicos finales pueden diferir de los que hoy anuncian algunos proveedores. Si tu sistema actual cumple lo que exige la ley vigente, tienes margen para esperar a que se publique la norma y elegir entonces con criterio. Si no cumple, el problema es de hoy y conviene resolverlo ya, con la herramienta que sea.

Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital

¿Es ya obligatorio el registro horario digital?

No. El real decreto que lo haría obligatorio no se ha publicado en el BOE a fecha de agosto de 2026, y tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado de marzo su aprobación se aplazó a septiembre. Lo que sí es obligatorio, y lo es desde marzo de 2019, es registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora, en el formato que la empresa elija.

¿Puedo seguir usando papel u hoja de cálculo?

Hoy sí, siempre que el registro recoja la hora concreta de inicio y fin de la jornada de cada persona cada día, se conserve cuatro años y esté a disposición de la plantilla, sus representantes legales y la Inspección. Cuando el real decreto se apruebe, esos formatos dejarían de ser válidos, previsiblemente con un periodo de adaptación.

¿Tienen que fichar también los trabajadores en remoto?

Sí. La obligación de registro se refiere a la persona trabajadora y no al lugar donde presta servicios, de modo que alcanza igualmente al teletrabajo, al trabajo híbrido y a quien trabaja desde un centro de negocios o en casa de clientes. Un sistema que solo registre el acceso físico a un edificio deja fuera a estas personas y no cubre la obligación.

¿Qué sanción puede imponerse por no llevar el registro?

Es una infracción grave conforme al artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que menciona el registro de jornada de forma expresa. Las multas para infracciones graves van de 751 a 7.500 euros según el grado que aprecie la Inspección de Trabajo.

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