La gestión del tiempo en el trabajo es un proceso de planificación y control del tiempo que invierten en realizar tareas concretas con el objetivo de mejorar la productividad y la eficacia.
Y es que el tiempo es el bien más valioso que tenemos. Con una correcta gestión del tiempo en el trabajo, se lograrán los objetivos de la empresa y el trabajador dispondrá de tiempo para estar con la familia y con amigos.
No obstante, ¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?
Existen diferentes causas de una mala gestión del tiempo. A las distracciones externas, como el uso de redes sociales en el trabajo, continuos correos electrónicos, notificaciones constantes en el teléfono y el uso de de otras aplicaciones de comunicación, debemos sumar otras causas, como:
- Demasiada carga de trabajo
- Mala distribución de las tareas.
- Falta de objetivos.
- Mala planificación por parte de la empresa o el trabajador.
- No establecer prioridades
- No saber delegar tareas.
A esto se ha sumado la pandemia de Coronavirus y el trabajo en remoto, lo cual ha generado un peor estado de salud mental en los trabajadores y, por ende, les afecta en el rendimiento y la productividad.
Dos de cada tres de las personas que estuvieron teletrabajando durante el confinamiento vieron afectado su rendimiento laboral, según señala la encuesta sobre situación, valoración y percepción vinculada a la COVID-19 realizada por el Grupo de Investigación en Procesos Electorales y Opinión Pública de la Universitat de València.
De esta forma, en Ibercenter vamos a compartir claves para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.
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1. Definir metas y objetivos
Objetivos claros, definidos y controlados en el tiempo. Y aquí empiezan los problemas: muchas personas pasan la mayor parte de su tiempo dedicadas a resolver problemas relativamente secundarios.
En lugar de eso, debemos centrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia. Para ello nos podemos basar en la Ley de Pareto, en virtud del cual el 20% del tiempo y la energía utilizados correctamente nos proporcionan el 80% del resultado.
Por lo que debes establecer como objetivos prioritarios aquellas acciones que mayor repercusión vayan a tener en el proyecto. Una herramienta fantástica que te ayudará a la gestión de proyectos y a mejorar la productividad es Trello.
2. Planifica para mejorar tu gestión del tiempo
Quien dedica 8 minutos a la preparación de su trabajo diario y lo hace de una manera consecuente, puede ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial.
Existen varios métodos, pero nosotros abordamos el método Alpen: anota en una hoja o en una aplicación tareas, actividades, asuntos pendientes del día anterior, temas que se repiten periódicamente y, a su lado, el tiempo que tendrás que invertir para resolver esa tarea. Así mismo, incluye el tiempo adicional que podría requerir la tarea.
Una aplicación sencilla para organizar las tareas diarias es TickTick (disponible para Android e IOS) que te permite crear listas para cada uno de ellos: trabajo, hogar, compra…
3. Concéntrate en una única tarea
Decía Peter Drucker “es mejor hacer el verdadero trabajo que hacerlo verdaderamente”. A menudo, intentamos hacer demasiadas cosas a la vez corriendo el peligro de perderse entre los distintos cometidos”.
Concentrarte en una única tarea durante un tiempo determinado. Premisa imprescindible para ello es establecer prioridades claras y definidas como hemos descrito anteriormente.
La concentración máxima oscila entre los 25-60 mins. Haz descansos y concéntrate en una sola tarea
4. Positividad
El éxito depende, en parte, de los propios pensamientos, de nuestro estado de ánimo y de las sensaciones que experimentos cada día. Por tanto, una de las claves para mejorar la gestión del tiempo y hacer un buen trabajo es pensar y actuar de forma positiva.
Si piensas que no vas a lograr terminar una tarea todos los días, inevitablemente caerás en tu propia trama. Mantén una actitud positiva cada día realizando una actividad diferente al trabajo habitual (deporte, familia, hobby, entre otros) o realizando una tarea en el trabajo que te satisfaga.
5. Ten en cuenta tu curva del rendimiento
El rendimiento personal está sujeto a ciertas oscilaciones durante el día. Éstas varían dependiendo de factores como los hábitos saludables y alimenticios o las características personales e influyen en nuestra gestión del tiempo.
A pesar de ello y como normal general, el nivel más alto de rendimiento se alcanza por la mañana. Este nivel no se volverá a alcanzar más durante el día. De esta forma, es mejor realizar una tarea complicada y difícil por la mañana.
Tampoco conviene trabajar durante mucho tiempo e intensamente, pues el rendimiento caerá en picado. Haz pausas no considerándose como una pérdida de tiempo, sino como una recarga de energía. Una pausa de 10 minutos es lo óptimo para recargar pilas.
6. No te distraigas en el trabajo
El uso del teléfono móvil trastoca nuestra concentración y productividad. Así mismo, mirar constantemente el teléfono, ya sea para revisar nuestros mensajes o las redes sociales genera mayor ansiedad. Una herramienta sencilla que nos dirá cuánto tiempo perdemos es Rescue Time, que nos señalará las horas que hemos sido realmente productivos y el tiempo que hemos desperdiciado.
Otra opción es realizar tareas en espacios libres de distracciones, como una oficina, despacho o sala, donde tu rendimiento mejorará notablemente respecto al teletrabajo.
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7. Cuidado con los ladrones de tiempo
A menudo, no somos culpables de la pérdida de tiempo en el trabajo, sino que influyen agentes externos que hacen que se nos acumulen tareas definidas y organizadas en el día. Entre los principales ladrones de tiempo destacan las reuniones, las colas, correos electrónicos o interrupciones.
Intenta erradicarlos de tu rutina para no disminuir tu rendimiento. Por ejemplo, en el caso de las reuniones, determinar si tu intervención va a ser indispensable. De lo contrario es posible que no se requiera tu presencia.
8. Aprende a desconectar
En ocasiones, el mayor problema de los trabajadores o empresarios es no saber desconectar y llevarte el trabajo a todas partes. Regla de oro para mejorar la gestión del tiempo: desconectar no nos hace irresponsables. De hecho, nos permite rendir más cuando realmente estamos haciendo nuestras labores.
Así que reúnete con tus familiares y amigos, realiza alguna actividad placentera o planifica algún viaje o escapada. Te ayudará a ser más productivo en el trabajo.
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