Las características de una sala de reuniones moderna para causar la mejor impresión
Una sala de reuniones es un espacio donde se toman la mayoría de decisiones o se cierran grandes acuerdos. Las características y el diseño de estos espacios puede ser determinantes en el éxito de la reunión o el evento con los socios, clientes o directivos, pues influye en el clima general de la reunión.
Por ello, presentamos algunos detalles a tener en cuenta para elegir la sala que mejor se adapte a tu reunión.
1. Distribución de una sala de reuniones
El montaje o distribución de la mesa y los asientos dependerá del número de asistentes y del tipo de reunión:
1. Montaje imperial
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Utilizada para debates, lluvia de ideas, presentaciones sencillas o Juntas Generales. En este caso, transmite la sensación de que ambos grupos se sientan enfrentados, mientras que el director u organizador la preside. |
2. Montaje en U
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Limita más el número de asistentes, pero tiene la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos, esto, es, aporta un toque más informal a la reunión. |
3. Circular
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Se suele utilizar, por ejemplo, en cursos formativos y dinámicas de grupo. De esta forma, el grupo principal o anfitrión se sienta en la cabecera y el resto en sus respectivos lados. |
Otras distribuciones, no necesariamente para reuniones son:
4. Escuela o aula
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Puede ser con mesas y sillas o con sillas con brazo (tipo pala), es el montaje utilizado por defecto para las formaciones, y en el que mejor situados están los asistentes con respecto a la proyección. |
5. Teatro
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Esta distribución se utiliza en salas grandes, en las que se reúnen un gran número de personas que no necesitan utilizar una mesa de apoyo para tomar notas. Las ponencias y presentaciones de libros suelen requerir este formato. |
2. Espacios amplios y diáfanos
Las salas con grandes ventanas, amplio espacio y luz natural mejoran el clima de una reunión. Son las conocidas como oficinas open-office, espacios sin barreras, muy extendidas hoy día. En todo caso, si existen paredes acristaladas, deben ser translúcidas para mantener la privacidad en la reunión.
No conviene tampoco escoger un espacio demasiado grande: no es conveniente reunir a 6 personas en un gran salón donde sus voces y sus miradas se pierdan.
3. Decoración y mobiliario ergonómico
Elementos básicos que toda sala de reunión debe tener para que sea productiva serían blocs o folios y bolígrafos para tomar apuntes, botellas de agua, micrófono o intercomunicadores si la sala es muy grande y hay un gran número de asistentes y fuentes de energía accesibles, entre otros.
La decoración debe ser sobria para evitar distracciones, pero al mismo tiempo debe ser un espacio acogedor. Incluye algún centro de flores, cuadros decorativos, armario o muebles. Y lo más importante: las sillas deben ser ergonómicas, es decir cómodas, garantizando un buen nivel de productividad.
4. Equipos audiovisuales y demás tecnologías
Toda sala moderna que se precie debe contar con los equipos audiovisuales adecuados (televisión, proyector, equipo de sonido, conexión de alta velocidad, apuntador (en el caso de las conferencias) así como conectores o adaptadores de las diversas tecnologías.
5. Servicio de coffe break o catering
Cuando una reunión va a durar varias horas, es imprescindible ofrecer a los asistentes comidas o bebidas adecuadas. Esto se resuelve rápidamente con un servicio de catering.
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