Cómo organizar reuniones de trabajo eficaces

Las reuniones de trabajo son una herramienta eficaz para coordinar equipos, iniciar proyectos o analizar los resultados de la empresa. El problema radica en cómo organizar reuniones de trabajo eficaces. Y es que abusar de las reuniones puede suponer una pérdida de tiempo y productividad.

De hecho, una encuesta realizada por la empresa Clarizen en 2015, señala que los estadounidenses gastan una media de 9 horas a la semana (4,5 en su preparación y 4,6 horas en la propia reunión) lo cual afecta a su productividad.

Con la llegada del Coronavirus y el desarrollo del teletrabajo, a los problemas habituales de las reuniones se han sumado nuevos como: 

  • Falta de formación en herramientas de videoconferencia
  • Problemas de conexión a Internet
  • Organización de reuniones en momentos conflictivos, como la hora en la que vuelven los niños del colegio.

[cta_block]

¿Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas

A la hora de preparar los diferentes tipos de reuniones (internas, formales o con clientes), compartimos algunos consejos que os ayudarán a saber cómo organizar reuniones de trabajo efectivas:

1. Objetivos definidos y claros

Antes de organizar cualquier tipo de reunión, se debe definir “sin ningún tipo de dudas” los objetivos que busca la empresa con su celebración: reunirse con clientes, presentar un nuevo producto, informar a los accionistas, resolver un determinado problema…

Podemos usar herramientas online como Team Meeting Checklist para repasar todos los elementos necesarios de una reunión, así como el listado de participantes. Esto nos lleva al siguiente punto.

2. Informar a todos con suficiente antelación

Como mínimo, los trabajadores deben conocer con 24 horas de antelación que se va a celebrar una reunión. Así, podrán prepararla de forma eficiente. Una herramienta sencilla y extendida puede ser Google Calendar o Doodle, si hay alternativas en día y hora para la reunión. 

3. Elige la hora y el equipo necesario

Evita reuniones a primera y última hora de la jornada. Para aquellos que teletrabajan, la hora en que los hijos vuelven del colegio también es un momento conflictivo. 

Por otro lado, incluir solo a las personas imprescindibles en una reunión. Su tiempo es el recurso más valioso de la empresa. Para decidirlo, puedes ayudarte de la regla 8-18-1800, según una publicación de Harvard Business Review:

  • No más de 8 personas para resolver un problema y tomar una decisión
  • Para un brainstorming o lluvia de ideas, lo ideal son 18. 
  • Para lanzar un nuevo producto o anunciar una gran novedad, 1800.

4. Escoge el mejor lugar para la reunión

El espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión. Por tanto, este punto no puede quedar nada al azar: el mobiliario, la confortabilidad de la sala, si incluirá catering o el material audiovisual necesario.  

Así mismo, el tipo de reunión determinará la sala: montaje imperial para los consejos de administración, en escuela para formaciones de empresas o grandes salas para eventos corporativos o de networking.

Echa un vistazo a nuestras salas de reuniones, formación y eventos y resto de servicios.

5. El primero en llegar

No hay excusas. Si eres quien ha convocado la reunión, llega con suficiente antelación como para dar un repaso a los puntos más importantes y dar la bienvenida a todos los participantes. En una reunión virtual, conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. 

6. Dirige la reunión

Desde el primer momento aclara cuales son los puntos importantes, presenta a los asistentes y establece los turnos. Si el tema principal es completo, esquematiza para tener una idea más clara del asunto. Finaliza con los temas secundarios. Y, siempre, evita terminar la reunión sin unas conclusiones claras.

7. Descansos si son necesarios

Como norma general, descansa 10 de cada 50 minutos de reunión. Si sois pocos y la reunión va  a ser larga, puedes pactar el tiempo de descanso con los asistentes.

8. Comparte todos los documentos y conclusiones

El último paso es compartir las tareas, documentos o conclusiones de la reunión con los participantes. Existen varias herramientas online para ello, aunque las más utilizadas son Google Drive, One Drive o iWork

Oficinas flexibles en Madrid | alquiler de salas de reuniones en Madrid

5/5 (2 Reviews)

Share:

Facebook
Twitter
LinkedIn

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Not to be missed

Latest Publications

choose the best furniture for your office

How to choose the best furniture for your office?

Here are some tips on how to choose the best furniture for your office. Choosing the best furniture for your office involves much more than just selecting aesthetically appealing pieces. In fact, ergonomics plays a fundamental role: for example, a suitable chair can reduce the probability of suffering back pain by up to 30%, according

escoger los mejores muebles para tu oficina

¿Cómo escoger los mejores muebles para tu oficina?

Te contamos unos tips para escoger los mejores muebles para tu oficina Escoger los mejores muebles para tu oficina implica mucho más que seleccionar piezas estéticamente atractivas. De hecho, la ergonomía juega un papel fundamental: por ejemplo, una silla adecuada puede reducir hasta un 30% la probabilidad de sufrir dolores de espalda, según estudios de

Sala de Reunión en Madrid

The 10 best meeting rooms in Madrid [Guide 2025].

In order to choose the 10 best meeting rooms in Madrid, which is a city where ideas move fast, and business moves even faster. Whether you are an entrepreneur, consultant, trainer or part of a large company, choosing the right place to hold your meetings can make the difference between a productive session or a

La situación de las startups en España

The situation of startups in Spain

When you look at the startup landscape in Spain, you will see how some companies have consolidated a prominent position thanks to their innovation and capacity for growth. These companies have not only captured the attention of national and international investors but have also managed to impact global markets. For example, Cabify, founded in Madrid,

¿Te ayudamos?
Scroll to Top